Wyniki najnowszych badań dotyczących efektywności pracowników są zatrważające. Wynika z nich miedzy innymi, że email, uchodzący do tej pory za czynnik usprawniający komunikację, wpływa na obniżenie efektywności pracowników.

Przeładowanie informacyjne osiąga w niektórych firmach poziom krytyczny i raczej nie widać szans na spowolnienie tego trendu. Wg E-Policy Instytute ilość emaili rośnie rocznie o 66%. Z najnowszych analiz firmy Intel wynika, iż przeładowanie wiadomościami email może kosztować duże firmy aż 1 miliard rocznie. Co ma wpływ na ponoszone przez firmy straty?

Statystyczny pracownik sprawdza swoją pocztę ok. 50 razy w ciągu dnia i ok. 77 razy używa komunikatora. Do tych rozpraszaczy dołączyło również regularne sprawdzanie Facebooka oraz korzystanie z Twittera. Te działania nie tylko odrywają pracownika od aktualnie wykonywanego zajęcia. Powoduje to znaczny spadek koncentracji oraz trudności w powrocie do przerwanych zadań (wg najnowszych badań Microsoftu pracownik potrzebuję aż 15 min., aby ponownie skoncentrować się na wykonywanym wcześniej działaniu). Uniwersytet w Michigan przeprowadził badania, które wykazały, iż pracownik wykonujący w jednym czasie dwa zadania jest aż o 40% mniej efektywny.

Okazuje się, że są firmy, dla których to zjawisko stało się na tyle uciążliwe, że postanowiły wdrożyć system zarządzania rozpraszającymi komunikatami. Działania mające na celu minimalizację strat poniesionych przez e-rozpraszacze podjęli m.in. członkowie Grupy Badań Nad Przeładowniami Informacyjnymi (Information Overload Research Group), do których należą takie firmy jak Google, Microsoft, IBM czy Intel.

Oto kilka przykładowych rozwiązań:

• Uniwersytet w Oklahomie, w oparciu o swoje badania, uważa, iż najbardziej uzależnieni od maili pracownicy powinni wprowadzić samodyscyplinę sprawdzania poczty jedynie 4 razy w ciągu dnia o ściśle określonych porach. Firma Lockheed Martin poszła jeszcze dalej – jej menedżerowie sprawdzają maile jedynie dwa razy w ciągu dnia.
• Chwile ciszy. W firmie Intel panuje zasada, że przez 4 pierwsze godziny informatycy pracują bez używania maili czy telefonów.
• Renesans tradycyjnych form komunikacji telefonicznej i komunikacji bezpośredniej, zamiast dotychczasowego kontaktu elektronicznego (U.S. Cellular oraz Deloitte & Daucie).
• Dzień bez technologii. Każda forma kontaktu elektronicznego jest niedopuszczalna w ściśle określony dzień tygodnia („Dni bez emaila”). Pracownicy dzięki temu odchodzą od utartych dotychczas nawyków i mogą przypomnieć sobie wartość skupienia i tradycyjnej, bezpośredniej komunikacji.

Aby sprawdzić, jakie koszty może ponosić firma w związku ze spadkiem efektywność pracowników spowodowanym przeładowaniem informacyjnym, wystarczy wejść na stronę www.iocalculator.com.

Oprac. Kamil Borowiak

Na podst.: J. Robinson, E-mail is Making You Stupid, www.entrepreneur.com, marzec 2010.