Raport „Globalne Trendy Intranetowe 2011” jest jedyny w swoim rodzaju. Powstaje w efekcie ogólnoświatowych badań już od 5 lat i dostarcza pogłębionej analizy tego, co się dzieje w „świecie intranetu” wewnątrz organizacji.

W tym roku liczba respondentów (440 organizacji) wzrosła czterokrotnie w stosunku do pierwszego badania z 2006 roku, kiedy to badanie zostało przeprowadzone na 100 przedsiębiorstwach. Siedziby badanych firm są zlokalizowane w Europie, Ameryce Północnej i Azji. Wiele z nich wzięło udział w badaniu już po raz kolejny.

Wśród tegorocznych respondentów jest kilka z największych firm na świecie z liczbą ponad
100 000 pracowników, ale również mniejsze organizacje o liczbie pracowników poniżej 1000. Są to firmy pochodzące z sektorów prywatnych, rządowych oraz non-profit.

Uczestnicy sondażu odpowiedzieli on-line na ponad 100 pytań. Wszystkie pytane osoby pełnią w swoich organizacjach kierownicze role związane z intranetem.

Pięć najważniejszych trendów zmieniających postać intranetu i wpływających na sposób pracy ludzi:

1. Intranet staje się głównymi wejściem do „sieciowego miejsca pracy” (całe środowisko pracy zawierające treści, usługi, narzędzia i aplikacje do wykonywania zadań).

2. Intranet staje się bardziej zorientowany na zespół, integruje środowiska projektowe i pracy grupowej.

3. Intranet jest coraz bardziej skoncentrowany na ludziach, jego zasięg rozszerza się tak, aby objąć również wewnętrzne powiązania i media społecznościowe.

4. Intranet pozwala ludziom komunikować się w czasie niemal rzeczywistym dzięki wirtualnym konferencjom, mikroblogom i innym narzędziom.

5. Intranet nie jest uzależniony od miejsca, pozwala na dostęp spoza fizycznych granic przedsiębiorstwa dzięki mobilnym urządzeniom i smartfonom.

Te trendy zostały zidentyfikowane po raz pierwszy w roku 2009, a potwierdzone przez dane zebrane w roku 2010.

Liderzy unowocześniają swoje strategie i przemieniają intranet w platformę pobudzającą ludzi oraz biznes

Warto dokładnie obserwować wiodące organizacje, ponieważ jest wiele szczegółów, w których ich strategie różnią się od strategii innych organizacji:

• Proces podejmowania decyzji dotyczących intranetu jest jasno zdefiniowany: kto podejmuje decyzje, co do kogo należy i kto jest za co odpowiedzialny.
• Intranet jest lepiej zintegrowany z aplikacjami do współpracy, narzędziami społecznościowymi i platformami.
• Z intranetem związana jest część celów kadry zarządzającej.
• Media społecznościowe są zastosowane w większym zakresie wewnątrz organizacji oraz są na wyższym poziomie dojrzałości. Odpowiedzialność za media społecznościowe stanowi część oficjalnych zakresów obowiązków.

Organizacje i zespoły zajmujące się mediami cyfrowymi stoją przed dwoma głównymi wyzwaniami w 2011 roku:

• Jak zaangażować wszystkie grupy docelowe i uczynić intranet „naturalnym” sposobem pracy.
• Jak wzmocnić społecznościowy wymiar intranetu i zapewnić, że przyniesie wartość dla biznesu.

Najistotniejszą strategią obejmującą zarówno intranet, jak i współpracę oraz media społecznościowe jest konieczność zapewnienia spójnego i efektywnego „sieciowego miejsca pracy”.

Zasadniczym krokiem jest zdefiniowanie i wprowadzenie ram zarządzania, które zmobilizują głównych graczy. Wykonując to zadanie nie można stracić z oczu szerszego obrazu, jak również nie można ograniczać się do starych możliwości intranetu.

Nowe miejsce pracy i intranet

W 2009 roku rozpoznano pięć głównych trendów. Przesądziły one o nowym spojrzeniu na intranety i na to, czego potrzebują ludzie i przedsiębiorstwa.

1. Główne wejście do sieciowego miejsca pracy

Internet przejmuje rolę drzwi do „sieciowego miejsca pracy”. Sieciowe miejsce pracy składa się z narzędzi informatycznych, komunikacyjnych oraz służących współpracy, aplikacji biznesowych, jak również sieciowych powiązań prywatnych i zawodowych, wykorzystywanych przez pracowników do realizacji zadań.

• „Potrzeby biznesowe” i „efektywność” znajdują się po „komunikacji” na drugim miejscu czynników strategii intranetowej.

2. Zorientowanie na zespół
Intranet staje się bardziej przyjazny dla współpracy niż dawniej.

• 10% organizacji twierdzi, że cały ich intranet służy współpracy; 20% zintegrowało narzędzia współpracy z intranetem; 40% podlinkowało je w intranecie.

3. Koncentracja na ludziach

Intranet staje się miejscem, w którym ludzie mogą wpisywać komentarze bezpośrednio po opublikowaniu zawartości, łączyć się z innymi i budować sieci oraz społeczności.

• Media społecznościowe są obecne w 70% organizacji.
• Wiki i blogi można znaleźć w 55% organizacji. Jest to wzrost o 10% w stosunku do ostatnich 12 miesięcy.
• 30% organizacji ma programy generowania pomysłów. (Ustrukturyzowane podejście do tworzenia rozwiązań innowacyjnych bezpośrednio od pracowników.)

4. Czas rzeczywisty

Intranet staje się platformą dla komunikacji w czasie „prawie rzeczywistym”, przyśpieszając tempo, w którym ludzie komunikują się i realizują zadania.

• Sieci społecznościowe są obecne w 22% badanych organizacji albo w całym przedsiębiorstwie, w ograniczonym zakresie lub pilotażowo.
• Z mikroblogowaniem (na przykład Twitter, Yammer) można się spotkać w 26% organizacji, w podobnym zakresie.

5. Niezależność od miejsca

Intranet wychodzi poza mury korporacji oraz poza komputery. Zdalny dostęp i dostosowanie do urządzeń mobilnych sprawiają, że intranet jest dostępny tam, gdzie i kiedy jest potrzebny.

• 90% organizacji mówi, że jest techniczna możliwość połączenia się z intranetem z domu, a 30% twierdzi, że dla wielu pracowników praca z domu jest „powszechną praktyką”.
• 25% organizacji planuje lub obecnie prowadzi pilotażowe optymalizacje intranetu, aby był dostępny przez narzędzia mobilne takie jak smartfony.

Wpływ mediów społecznościowych

Korzyści płynące z mediów społecznościowych są przede wszystkim postrzegane jako “miękkie”.

Obecnie mniej niż 20% organizacji wykorzystujących media społecznościowe tak naprawdę mierzy lub podejmuje próby mierzenia korzyści przynoszonych dzięki mediom społecznościowym. Prawie 50% firm ma zamiar mierzyć to w przyszłości.

Od 60% do 65% firm wykorzystujących media społecznościowe, odpowiada „tak, oczywiście” lub „tak, całkiem często” jeśli zapytać ich o obserwowanie korzyści w następujących obszarach:

• Bardziej efektywne dzielenie się wiedzą.
• Lepiej poinformowani pracownicy.
• Bardziej zaangażowani pracownicy.

Od 30% do 40% mówi tak samo w odniesieniu do następujących obszarów:

• Zwiększone dzielenie się pomysłami i innowacyjność.
• Szybsze rozwiązywanie problemów i podejmowanie decyzji.
• Zmniejszenie częstotliwości stosowania wiadomości e-mail.
• Wyłanianie się wcześniej nierozpoznanych ekspertów.

Obawy biznesowe znikają w miarę nabierania doświadczenia, inne pozostają.

Trzy typy obaw związanych z mediami społecznościowym zmniejszają się w miarę nabierania doświadczenia:

• Wątpliwości dotyczące korzyści, jakie przynoszą organizacji.
• Odniesienie do biznesu.
• Ryzyko tracenia czasu przez pracowników.

Obawy nie zmniejszające się wraz ze wzrostem doświadczenia:

• Umiejętność odnalezienia informacji wytwarzanych dzięki narzędziom mediów społecznościowych i kanałów.
• Ochrona informacji.
• “Silosy językowe”.

Ustabilizowanie mediów społecznościowych w organizacji zajmuje co najmniej od 3 do 4 lat.

• 20% przebadanych organizacji posiadało “dobrze ustabilizowane media w całej organizacji” lub “dobrze ustabilizowane w niektórych częściach”.
• 40% organizacji realizuje inicjatywy związane z mediami społecznościowymi od dwóch lat lub dłużej.

Większość organizacji twierdzi, że zainteresowanie i zaangażowanie ludzi w odniesieniu do mediów społecznościowych rośnie powoli. Tylko niektórzy są zdania, że “efekt nowości i zabawy zużył się i ludzie są mniej zainteresowani”.

Menedżerowie wyższego szczebla nie dają przykładu.

Menedżerowie wyższego szczebla blogują w 35% badanych organizacji. Jednak wiele blogów wydaje się być bardziej jednostronnymi publikacjami, niż prawdziwymi blogami z komentarzami czy dialogiem. Podczas gdy połowa blogerów z wysokiego szczebla samodzielnie tworzy swoje wpisy, tylko 33% pozwala pracownikom na umieszczanie komentarzy.

Zarządzanie mediami społecznościowymi jest nową rolą w organizacji.

40% przedsiębiorstw posiada w jednym lub większej ilości opisów stanowisk wpisaną odpowiedzialność za media społecznościowe (wewnętrzne i/lub zewnętrzne).
Rola jest stosunkowo nowa: w 65% organizacji istnieje zaledwie od roku lub krócej.

Modele zarządzania zaczynają łączyć w jedno odpowiedzialność za intranet, narzędzia współpracy i media społecznościowe.

Modele zarządzania łączą odpowiedzialność za intranet, narzędzia współpracy i wewnętrzne media społecznościowe na różne sposoby:

• 50% organizacji przypisuje odpowiedzialność za wewnętrzne media społecznościowe zarządzającym intranetem.
• 30% respondentów przypisuję tę odpowiedzialność łącznie z obszarem narzędzi współpracy.

Dwa kluczowe wyzwania w roku 2011

Zarządzanie i angażowanie partnerów.

Jeśli intranet miałby stać się sposobem pracy, niezbędne jest zaangażowanie wszystkich kluczowych graczy w organizacji. Wymaga to zdefiniowania właściwych ram zarządzania, aby zmobilizować udziałowców z wysokiego szczebla.

Zarządzanie intranetem wymaga określenia wielu punktów, co do których partnerzy muszą być zgodni :

• Jak intranet powinien wspierać firmowy biznes: dokładnie komu ma służyć i w jaki sposób.
• Jak się wpasuje w sieciowe miejsce pracy i powiązania z innymi aplikacjami i usługami, włączając współpracę i media społecznościowe.
• Role i obowiązki wspólników.
• Jak intranet będzie wbudowany w procesy i działalność organizacji.

Bez osiągnięcia porozumienia, w organizacji powstaną „czarne dziury”, których intranet nie obejmuje. To powoduje chaos i frustrację ludzi oraz zmniejsza biznesową wartość intranetu.

Wyzwaniem jest zidentyfikowanie dla organizacji właściwych reguł zarządzania, tak aby zawierały zarówno wskazanie właściwych ludzi w procesie podejmowania decyzji, jak i inwestowanie czasu i energii potrzebnej do przekształcenia zasad w rzeczywistość.

Intranet jest platformą dostępną dla całej organizacji, dlatego wyższe kierownictwo zasadniczo powinno nadać mu ton.

Tylko w 12% organizacji, wyższe kierownictwo ustanawia dla swojej kadry zarządzającej cele związane z intranetem.
W mniej niż połowie przedsiębiorstw, od partnerów wysokiego szczebla (Dyrektorzy HR, Komunikacji, IT i innych funkcji wspomagających) oczekuje się, że dostarczą pracownikom swoje usługi, używając do tego intranetu.

Ułatwianie budowania relacji

Media społecznościowe inicjują stawianie podstawowych pytań na temat intranetów i ich roli w organizacji. Przedsiębiorstwa są zmuszane do objaśniania swoich strategii komunikacji, współpracy i “robienia biznesu wewnątrz organizacji”.

Intranet i narzędzia współpracy projektowej były tradycyjnie osobnymi platformami, z innymi “wejściami”. Współpraca w tej chwili przechodzi do intranetu, łącząc światy “informacji” i “współpracy”.

Dzisiaj, pojawienie się mediów społecznościowych wprowadza trzeci wymiar gry. Gdzie pasują sieci społecznościowe? Czy jest to nowy poziom, który pasuje do reszty, czy też jest to dodatkowa platforma, którą ludzie muszą zrozumieć i zastosować?

Podstawowe kwestie do rozważenia:

• Jakie jest pozycjonowanie i zasięg intranetu, mediów społecznościowych oraz narzędzi współpracy? Jak pasują do siebie?
• Jak można zaspokoić potrzeby firmy, oczekiwania ludzi, potrzeby organizacyjne i ograniczenia?
• Jak elementy społecznościowe służą procesom w organizacji? Jak najlepiej angażować partnerów, którzy często są właścicielami procesów?
• Jak znaleźć właściwą równowagę pomiędzy korporacyjnymi wytycznymi a lokalnymi inicjatywami, między upoważnieniem a odpowiedzialnością?
• Jak znaleźć równowagę między strategią góra-dół a inicjatywami oddolnymi w obszarze mediów społecznościowych?

Co robią najlepsi?

Grupa 145 organizacji, biorących udział w badaniu została określona mianem “liderów”. Reprezentują oni 1/3 respondentów (440 organizacje). Przedsiębiorstwa te posiadają jedną lub więcej z następujących cech:

• Intranet stał się dla organizacji “sposobem pracy”, inaczej mówiąc stał się niezbędny ludziom do wykonywania ich pracy.
  W tegorocznym badaniu 49 organizacji spełnia te kryteria, stanowiąc 11% całej populacji (440 organizacje).
• Zarządzający stawiają kierownictwu średniego szczebla cele związane z intranetem.
  Brak posiadania intranetu przez kierownictwo średniego szczebla był długo przeszkodą, która nie pozwalała intranetom osiągać pełnię możliwości. Jeszcze niedawno, w 2009 roku, 60% respondentów uważało to za przeszkodę. Organizacje, w których najwyższe kierownictwo włączyło sprawy związane z intranetem jako część celów dla swoich zespołów zarządzających, przodują w zakresie zaangażowania wspólników.
  W 2010 roku te kryteria spełniało 51% respondentów, stanowiąc 12% całej badanej populacji.
• Inicjatywy mediów społecznościowych wewnątrz przedsiębiorstwa stały się “dobrze ugruntowanymi” w całej organizacji lub w kilku jej częściach.
  Zasięg intranetu przez ostatnie parę lat znacznie się rozszerzył, aż do włączenia mediów społecznościowych. Organizacje z pewnym stopniem dojrzałości w stosowaniu mediów społecznościowych są liderami w wielu obszarach, nawet jeśli ich intranety nie są w najwyższej fazie rozwoju.

W 2010 roku te kryteria spełniały 83 organizacje, stanowiąc 19% całej populacji respondentów.

Warto zauważyć, że tylko cztery organizacje spełniają wszystkie trzy kryteria. Kolejne trzydzieści spełnia dwa z trzech opisanych kryteriów.

Jane McConnell od kilku lat opracowuje jeden z najważniejszych raportów na temat intranetów „Global Intranet Trends”. Jej firma, Net Strategy/JMC pomaga udoskonalać intranety największych firm na świecie.