11 praw komunikacji wewnętrznej | komunikat: źródło wiedzy o komunikacji
Tweeter button
Facebook button

11 praw komunikacji wewnętrznej

Ken Milloy

Podziel się z innymi

Ken Milloy

Specjaliści ds. komunikacji codziennie zmagają się z niezliczoną liczbą zadań. Jednak w nawale pracy czasem tracą z oczu to, po co pracują i co chcą osiągnąć. Poniższe reguły pomogą wrócić na właściwe tory.

1. Prawo mitu komunikacji wewnętrznej

Wysyłanie informacji nie jest komunikacją.

Być może najbardziej podstawowym prawem jest to, że komunikacja wymaga co najmniej dwóch aktywnych uczestników.
Organizacje zbyt często twierdzą, że się komunikują, gdy faktycznie tylko wysyłają informacje. Komunikacja zachodzi na przestrzeni czasu, i jeśli mówimy o biznesie, to komunikacja powinna pomagać ludziom przejść od świadomości poprzez zrozumienie, do realnych działań.

2. Prawo szczerości

Pracownicy są dorośli – powiedz im całą prawdę i tylko prawdę.

Prawo szczerości mówi o traktowaniu ludzi jak dorosłych. Otwartość, prawdomówność, szczerość i inne wartości pozwalają ludziom współuczestniczyć na pewnym poziomie zaufania. Jeśli zbudujemy zaufanie, zwiększymy tym samym prawdopodobieństwo wsparcia strategii korporacyjnej na każdym poziomie organizacji.

3. Prawo strategicznego wpływu

Jeśli nie jesteś skoncentrowany na strategii firmowej – nie robisz tego, co powinieneś.

Dopasuj wszystkie komunikaty do strategii i przywództwa. Pomóż każdemu pracownikowi zrozumieć, w jakim kierunku podąża firma, na jakich kluczowych obszarach powinien się skupić, gdzie jest jego miejsce i jak może się przyczynić do sukcesu firmy.
Nie skupiaj się na przekonaniu liderów do wspierania komunikacji wewnętrznej – pokaż im wartość zwrotu z ich inwestycji w komunikację.

4. Prawo kontekstu

Zmiana jest właściwym zadaniem.

Świat biznesu przeszedł znaczącą zmianę – zmiana, która nie tylko czymś stałym, ale nabiera szybszego tempa – zwiększając w ten sposób potrzebę menedżerów i pracowników do podejmowania lepszych i szybszych decyzji.

Zbuduj ogólną świadomość wśród pracowników i zrozumienie środowiska biznesowego – skoncentruj wysiłki na doprowadzeniu ich do punktu, w którym mogą podejmować efektywne decyzje, połączone z celem strategicznym, bez potrzeby szukania czyjejś zgody.

5. Prawo celu

Przed rozpoczęciem komunikowania się, upewnij się, jakie zmiany są wymagane i jakie zachowania pożądane.

Komunikacja zachodzi w organizacjach nieustannie. Niestety wini się ją (raczej tę słabą komunikację) za wiele problemów i błędów, które występują.

Prawo celu wymaga zbudowania jasnego zrozumienia zamiaru przed rozpoczęciem komunikowania. Należy odpowiedzieć sobie na kilka pytań związanych z tym prawem:

  • Dlaczego się komunikuję?
  • Co zmieni się w wyniku komunikacji?
  • Jakie zachowania powinny zostać wdrożone przez pracowników?
  • Jakie obecne zachowania powinny być utrzymane, nieznacznie zmienione lub całkowicie zaprzestane?

Kiedy potrafimy odpowiedzieć na te pytania, możemy zacząć planowanie procesu komunikacji, aby osiągnąć nasze cele.

6. Prawo powiązania i odniesienia

Połącz cele organizacyjne z celami indywidualnymi.

Prawo powiązania i odniesienia mówi o ustanawianiu bezpośredniego związku pomiędzy celami firmy a celami pracowników.
W ostatnim czasie wzrosło znaczenie zaangażowania pracowników, przenosząc się na pierwsze pozycje firmowych list zadań. Kluczowym elementem zaangażowania jest powiązanie pomiędzy każdym pracownikiem, ich menedżerem, współpracownikami oraz firmowym biznesem.

Musimy działać w zgodzie z tym prawem, aby zapewnić, że wszystko co robimy i wszystko, o co prosimy innych, zaangażowanych w proces komunikacji, wspiera ustanowienie jasnego powiązania pomiędzy strategią korporacji a indywidualną pracą i zainteresowaniem.

 

[Zapraszamy na szkolenie Zarządzanie komunikacją wewnętrzną, dostarczające wiedzę i narzędzia niezbędne każdemu specjaliście ds. komunikacji w organizacji.]

 

7. Prawo uczestnictwa

Pracownicy są uczestnikami, nie widownią.

To prawo komunikacji wewnętrznej stawia nam wyzwania dotyczące zmian sposobu myślenia i planowania naszego procesu komunikacji. Pozwolenie na rozmowę, dialog i (być może najważniejsze) aktywne słuchanie staje się czymś niezbędnym, a nie tylko sprawą do rozważenia. Jeśli nie pozwolimy pracownikom na uczestniczenie, nasza zdolność do zaangażowania i zatrzymania ich znacznie się zmniejszy.

8. Prawo „automatu do kawy”

Pomóż menedżerom wypełniać ich role.

Bez względu na to, w jaki sposób zachodzi komunikacja, zawsze istnieją dwie rzeczy, których musimy być świadomi: komunikacji nieformalnej i momentów prawdy, kiedy pracownik zadaje menedżerowi pytanie przy automacie z kawą lub gdziekolwiek indziej.

Menedżerowie/przełożeni odgrywają kluczową rolę, więc należy poczynić wysiłki, aby mogli się dobrze z niej wywiązywać. Wspieraj ich w każdy możliwy sposób; upewnij się, że rozumieją swoją rolę i to, czego się od nich oczekuje. Menedżerom płaci się za koordynowanie wdrożenia strategii biznesowej, zapewnienie, że cele są zrealizowane i za angażowanie swoich pracowników. Prawo “automatu do kawy” przypomina nam o upewnieniu się, że menedżerowie rozumieją, po co są w organizacji, ale również o dostarczeniu im wsparcia, by naprawdę potrafili to zrobić.

9. Prawo właściwego narzędzia

Musisz zawsze wiedzieć jaki masz cel i stosować odpowiednie narzędzia, aby go osiągnąć.

Jak mówi powiedzenie – nie wszystkim pasuje to samo i nie możemy zapomnieć o tym prawie w przypadku komunikacji z pracownikami.

Musisz wiedzieć, co chcesz osiągnąć i użyć w tym celu odpowiedniego narzędzia (chodzi zarówno o funkcjonalność, jak i odbiorców).

10. Prawo postrzegania

Postrzeganie jest rzeczywistością.

Musisz mieć świadomość obecnych warunków i możliwości oraz tego, jak możesz je wykorzystać lub pracować pomimo nich, jeśli zajdzie taka potrzeba. Postrzeganie jest zakorzenione w kulturze, historii i doświadczeniu. Dlatego nie obwiniaj się, jeśli postrzeganie jest ciężkie do przezwyciężenia. Trzymaj się tylko scenariusza i wzmacniaj podstawowe przekazy szczerością, otwartością i chęcią zaangażowania się w rozmowę.

11. Prawo ciągłego uczenia się

Nie możesz odnieść sukcesu bez ciągłego mierzenia efektywności i podnoszenia poprzeczki.

Uważamy, że komunikaty, które mogą być zaplanowane i zarządzane, nie są najbardziej precyzyjnym procesem, dlatego wymagane jest mierzenie postępów i dostosowywanie się do sytuacji.

Prawo ciągłego uczenia się wymaga monitorowania, mierzenia i wdrażania zmian, które są oparte na tym, czego się nauczymy.

Artykuł „11 laws of Internal Communication” ukazał się na stronie Milloy Management.

Ken Milloy jest konsultantem – ekspertem w zakresie komunikacji wewnętrznej, zarządzania zaangażowaniem pracowników oraz komunikowania zmian. Jest założycielem firmy Milloy Management, która doradza firmom z sektora publicznego, prywatnego i non-profit w Kanadzie i na świecie. Z jego modeli biznesowych korzysta wiele organizacji i konsultantów.

Podziel się z innymi