Intranet społecznościowy potrzebuje przede wszystkim społeczności. Matt Morse w drugiej części swojego artykułu [pierwsza część można znaleźć tutaj] pisze o tym, jak taką społeczność zbudować.

Dzisiejszy biznes ma wiele opcji, z których może korzystać przy wyborze platformy do wdrożenia społecznościowej strategii. Ustalenie, w jaki sposób organizacja powinna wzbogacić intranet o elementy społecznościowe, jest zależne od potrzeb i zachowań pracowników. Sukces wymaga odszukania kluczowych czynników motywujących pracowników i dostosowania do nich strategii. Poniżej znajdują się trzy najważniejsze rzeczy, które organizacja może zrobić, aby wzbudzić zaangażowanie i udział pracowników.

1. Rób to powoli

Jeżeli organizacja prowadzi biznes w sposób bardzo tradycyjny, rzucanie się na głęboką wodę społecznościowego intranetu może być wstrząsem dla pracowników (i zarządzających), co ostatecznie spowoduje nieefektywne wdrożenie. Zamiast tego, zastanów się nad ostrożniejszym podejściem, polegającym na wdrożeniu w kilku krokach. Pracownicy będą czuli się bardziej komfortowo z technologią i pomysłem komunikowania się za pomocą platformy społecznościowej, a zarządzający firmą będą spokojniejsi o spadek produktywności.

Pierwszym dużym krokiem, który powinna podjąć organizacja chcąca wdrożyć narzędzia społecznościowe, jest dodanie możliwości komentowania w istniejącym już intranecie. Sekcja komentowania jest nieskomplikowana – jest to miejsce, w którym pracownicy mogą dzielić się swoimi przemyśleniami w określonym kontekście (zaraz obok artykułu w intranecie) – ale może oznaczać znaczącą zmianę, z komunikacji megafonowego typu „push” na komunikację opartą na dialogu.

Jeżeli organizacja decyduje się na stopniowe podejście do społecznościowej strategii, sekcja do komentowania jest narzędziem do uwzględnienia w pierwszych fazach. Poza pobudzaniem dialogu, organizacje wykorzystujące mechanizmy właśnie takie, jak komentarze czy przyciski „lubię”, „nie lubię”, zyskują większą ilość informacji zwrotnej na bieżąco.

Jednak co z ryzykiem? Zarządzający boją się, że pracownicy będą publikować negatywne wpisy, a przycisk „nie lubię” będzie wybierany dużo częściej niż „lubię”. Moje doświadczenia w tym zakresie są dwojakie: po pierwsze, przypadki pojawiania się negatywnych komentarzy przytrafiają się dużo rzadziej, niż można by przypuszczać; po drugie, bycie otwartym na obywatelski sprzeciw (uwzględniający konstruktywną krytykę) w strefie społecznościowej, może wzmacniać poczucie ważności kanału komunikacji i wspomóc jego wdrożenie.

Przykład: jeden z naszych klientów z branży ubezpieczeniowej dodał możliwość komentowania i przyciski „lubię/nie lubię” do wszystkich publikacji umieszczanych w intranecie, jako pierwszy krok społecznościowego wdrożenia. Firma opublikowała artykuł na temat znaczących zmian w dodatkach zdrowotnych dla pracowników, oczywiście nie były to korzystne zmiany. Pracownicy natychmiast zaczęli komentować publikację, a liczba kliknięć „nie lubię” zaczęła szybko rosnąć.

Dział HR i kadra kierownicza wyższego szczebla mogli zobaczyć, jak temat jest odbierany przez pracowników i natychmiast zaczęli reagować, również umieszczając komentarze pod artykułem. Ich wpisy były dostępne dla całej organizacji, tym samym pomagały szybciej rozładować sytuację, niż gdyby konieczne było odpowiadanie na pojedyncze maile od pracowników. Dzięki otwartości mechanizmów komunikacji, zarządzający mogli reagować i tłumaczyć, zapewniając kontekst odnośnie podstaw podjętych decyzji. Przejrzystość odpowiedzi zmieniła to, co potencjalnie mogło być negatywną sytuacją, w działanie, które wzmocniło wiarę pracowników w organizację i podejmowane decyzje.

Komentowanie i system oceny nie są jedynymi sposobami na rozpoczęcie, ale są one z pewnością efektywne i zwykle łatwe do wprowadzenia. Niezależnie od specyfiki podejścia, większość organizacji nie jest gotowych na pełne wdrożenie społecznościowych programów. Wybierz swój sposób, zacznij od małych rzeczy.

2. Mocno inwestuj w pierwszych użytkowników

Gdy już rozpoczniesz zmagania z elementami społecznościowymi, ważne jest posiadanie realistycznych wyobrażeń na temat wdrożenia. Nasze doświadczenie pokazuje, że powinieneś spodziewać się nierównego poziomu zainteresowania. Niektórzy ludzie będą podekscytowani możliwością otwartej kooperacji, innych nie będzie to obchodzić (lub co gorsze, będą obawiać się wzięcia udziału). Możesz jednak obrócić tę asymetrię na swoją korzyść, angażując tych, którzy mają pozytywne nastawienie do programu społecznościowego i wykorzystując ich indywidualny wpływ, zwiększyć zasięg swoich działań.

Znalezienie właściwych ludzi zwykle nie jest trudne; być może pytali już oni o możliwości społecznościowe, być może wykorzystują narzędzia dostępne w komercyjnej przestrzeni Internetu (na przykład Yammer czy Twitter). Gdy już odnajdziesz właściwe osoby, musisz zaangażować je w swoje działania i jasno określić oczekiwania odnośnie roli, jaką chcesz, żeby odegrali. Spotkaj się z nimi osobiście, lub porozmawiaj przez telefon. Będziesz potrzebować dobrych relacji z nimi podczas wprowadzania swoich inicjatyw.

Zatem jaka jest ich rola? Chodzi po prostu o dzielenie się entuzjazmem ze współpracownikami i pobudzanie zainteresowania od dołu. Obejmuje to wiele różnego rodzaju działań: osobiste zaproszenia (szybkie emaile, telefony, rozmowy w korytarzu itp.), umieszczanie treści w społecznościowym środowisku, obserwowanie i reagowanie na aktywność w środowisku i wiele innych. Osoby te są obarczone dbaniem o zdrowie społecznościowych interakcji i podejmowaniem działań, które doprowadzą do zwiększenia ilości i jakości współpracy.

Inwestowanie czasu w pierwszych użytkowników może wydawać się niewspółmierne do zysków. W rezultacie możesz się zastanawiać, czy warto było podejmować wysiłek, biorąc pod uwagę to, z jak małą liczbą osób będziesz najprawdopodobniej pracować. Jednak czas spędzony z małą grupą wysoce zaangażowanych pracowników daje zwielokrotniony efekt i jest kluczowy dla długoterminowego sukcesu i żywotności społecznościowych inicjatyw.

3. Spraw, by zarządzający dawali przykład

Jako dodatek do angażowania pracowników, ważne jest znalezienie co najmniej jednej osoby z grupy zarządzających, która będzie aktywnie uczestniczyć w społeczności. Nie chodzi tutaj o symboliczny udział, jak przemowa z okazji rozpoczęcia projektu i zniknięcie zaraz po niej. Ważny jest aktywny udział w dialogu. Jest to wyjątkowo istotne zwłaszcza w wysoce formalnych i hierarchicznych strukturach.

Oto dlaczego jest to tak istotne: spójne zaangażowanie zarządzających daje pracownikom podwójną informację na temat społecznościowego środowiska. Po pierwsze, jest to bezpieczna aktywność, w której można brać udział. Jednym z większych wyzwań, jakim dzielili się z nami nasi klienci, jest strach, jaki pracownicy odczuwają przed byciem posądzonym o marnowanie czasu w mediach społecznościowych. Firmowi liderzy mogą modelować oczekiwane zachowania i rozwiać obawy pracowników.

Drugą wiadomością, jaka wraz z zaangażowaniem zarządzających jest przesyłana, to wskazanie, że przestrzeń społecznościowa jest właściwym kanałem do prowadzenia konwersacji z kierownictwem. Gdy otwarcie odpowiadają na pytania, dzielą się i zabiegają o pomysły lub komentują pomysły innych, zarządzający czynią siebie dostępnymi, w sposób wcześniej niespotykany. Może mieć to bardzo pozytywny wpływ na postrzeganie i ocenę wdrożenia społecznościowych inicjatyw.

Jeżeli zbudujesz, być może przyjdą

Prawdą jest, że społecznościowa technologia nie jest receptą na wszystko. Sukces nie przyjdzie bez wysiłku, nie ma też przepisu, który sprawdza się w kulturze każdej organizacji. Jednak jeżeli szukasz sposobu, by zacząć małymi krokami, miej oczy i uszy otwarte, angażuj liderów zmian wewnątrz firmy i zachęcaj zarządzających do udziału w otwartym dialogu – dzięki temu będziesz na dobrej drodze do osiągnięcia zysków, które może przynieść twojej firmie społecznościowa współpraca.

Artykuł „3 ways to create a workforce of social intranet evangelists” ukazał się na stronie Ragan.com. Jest to drugi artykuł z serii o intranetach społecznościowych, sponsorowanych przez firmę PointBridge.

Matt Morse jest praktykiem zarządzania SharePointem. Posiada ponad 10 lat doświadczenia w projektowaniu, wdrażaniu oraz rozwoju aplikacji w firmach działających w różnych branżach.

PointBridge jest firmą konsultingową z obszaru IT, która specjalizuje się w budowaniu skutecznych rozwiązań z zastosowaniem technologii Microsoft. Posiadając elitarny status partnera Microsoft, PointBridge posiada wiedzę ekspercką, którą wykorzystuje w tworzeniu doskonałych rozwiązań dla całych przedsiębiorstw.