W dzisiejszych czasach istnieje powszechne przekonanie, że opieranie się na komunikacji e-mailowej jest powodem znacznego obniżenia wydajności w organizacji. Jest również źródłem frustracji dla osób, które swoje skrzynki pocztowe mają przepełnione nieprzeczytanymi wiadomościami.
Niestety nie ma magicznej pigułki, która mogłaby zmniejszyć liczbę e-maili w organizacji. Zmiana nawyków użytkowników może zająć dużo czasu, a korzystanie z e-maila jest mocno utrwalone. Sposobem na osiągnięcie tego celu są stałe wysiłki w kwestii edukacji użytkowników i zarządzania zmianą, zapewniające odpowiednią politykę firmy w kwestii korzystania z poczty elektronicznej oraz alternatywę wobec niej.
Oto dziesięć pomysłów, które mogłyby pomóc przyczynić się do odstawienia przez użytkowników e-maila.
1. Zaszokuj ich danymi
Istnieje wiele wskaźników znalezionych w sieci, które mogą wykazać, w jakim stopniu traci się czas przez korzystanie z e-maila. Możesz użyć tych wskaźników w trakcie „anty e-mailowej” kampanii komunikacyjnej. Będą one bardziej skuteczne, jeśli przedstawisz statystyki i informacje zwrotne pochodzące z własnej organizacji.
Na przykład mogłyby one dotyczyć:
- oszacowania czasu spędzonego na e-maile na użytkownika,
- średniej liczby e-maili w skrzynce użytkownika,
- średniej liczby nieprzeczytanych wiadomości e-mail na użytkownika,
- kwartalnego wzrostu liczby e-maili,
- zadowolenia użytkownika z e-maila.
Zapewne znajdzie się sporo szokujących statystyk, które pokażą, dlaczego trzeba zmiany w tej kwestii.
2. W kampanii skup się na angażowaniu użytkowników w korzystanie z alternatyw
Tradycyjna komunikacja może być skuteczna, ale daje największe efekty, gdy jest kierowana do różnych grup ze względu na ich specyficzne potrzeby. Pracownicy muszą wiedzieć, jakie korzyści przyniesie im rezygnacja z e-maila.
Jeśli kampania koncentruje się na zachęcaniu do korzystania z alternatywnych kanałów (takich jak komunikator czy platforma społecznościowa) to powinna mieć w szczególności na celu, aby użytkownicy wypróbowali nowe narzędzie. Ten pierwszy krok jest ważną przeszkodą do pokonania.
3. Użyj uniwersalnej skrzynki odbiorczej
Niektóre firmy zezwoliły na stworzenie w intranecie lub innym miejscu, skrzynki dla działań w różnych systemach, które zwykle generują powiadomienia e-mailowe. Na przykład może to obejmować zatwierdzenia przez menedżerów urlopu z systemu HR.
Zmniejsza to nie tylko liczbę e-maili, ale może generować większy wskaźnik szybkości reakcji i podwyższyć wartość kanału intranetowego.
[Zapraszamy na szkolenie Zarządzanie e-mailami: Jak zwalczyć informacyjny chaos w organizacji, dostarczające wiedzę, w jaki sposób podnieść efektywność tego kanału komunikacji.]
4. Spraw, by użytkownicy zgodzili się na manifest
Nakłonienie użytkowników do zmiany starych nawyków dotyczących e-maila jest trudne. Jednym ze sposobów może być zaproszenie użytkowników do zachowywania się według zapisów manifestu dotyczącego lepszego wykorzystania e-maila. Manifest musi odwoływać się do szerszych korzyści wynikających z rezygnacji z korzystania z poczty elektronicznej, nie może być też zbyt długi i nakazowy.
Dodatkową zachętą do podpisania manifestu może być charytatywna darowizna od firmy za każdego użytkownika, który zobowiąże się w kwestii e-maila.
5. Ogranicz dostęp do list adresowych
Niepotrzebne wysyłanie wiadomości do „wszystkich pracowników” jest bardzo blisko szczytu listy grzechów dotyczących e-maili. Koszt i obniżka wydajności spowodowana otwieraniem przez każdego pracownika e-maila z zapytaniem o to, czy ktoś mówi po francusku lub powiadamianie wszystkich o wydarzeniach w dziale, są znaczące. Większość dużych i średnich firm nie pozwala na ogólny dostęp do adresów e-mail wszystkich pracowników. Jeśli do tej pory tego nie zrobiłeś, ogranicz dostęp tak szybko, jak to możliwe.
6. Stwórz matrycę kanałów dla ich optymalnego wykorzystywania
Elementem zarządzania jakąkolwiek zmianą musi być powiadomienie użytkowników o alternatywach dla e-maila, takich jak intranet, sieć społecznościowa lub komunikator. Stworzenie macierzy kanałów ma pokazać użytkownikom, kiedy ich używać. Przypadki użycia mogą obejmować:
- komunikację ogólnofirmową
- komunikację w działach
- komunikatów niedotyczących biznesu
- ekspertyzy lokalne
- nagradzanie współpracowników
- powiadomienia
- udostępnianie dokumentów między zespołami
- współpracę zespołową
- bieżące wiadomości
- wiadomości nieformalne
- programy spotkań i protokoły
7. Przygotuj szablony, by pozbyć się e-maila
Sieci społeczne i platformy współpracy oferują znacznie bardziej efektywne medium do współpracy niż e-mail. Zaprojektowanie szablonów stron dla sytuacji, w których tradycyjnie używane są e-maile (jak spotkania czy porządek obrad posiedzeń) zachęca do korzystania z alternatyw. Pokazywanie użytkownikom nowych stron zaprojektowanych pod kątem konkretnych potrzeb wspomaga adaptację do nowych rozwiązań, zachęca do ich najlepszego wykorzystania i odzwyczaja użytkowników od używania e-maila.
8. Podaj preferencje co do kontaktu na indywidualnym profilu
E-mail jest zazwyczaj sposobem kontaktowania się z kimś, kogo nie znasz, często jednak komunikator może być bardziej odpowiedni. Rozważ dodanie opcji na profilach pracowników w wewnętrznym katalogu, która przedstawia preferencje co do sposobu kontaktu. Oczywiście minusem jest to, że nie jest preferowane, aby każdy umieścił „kontakt: tylko e-mail”.
9. Zaangażuj szefa firmy
Pozyskanie zaangażowania szefa firmy i zarządzających wyższego szczebla w każdej kampanii redukującej e-maile „w stylu Atos” pokazuje strategiczne znaczenie tej kwestii. Widoczny udział zarządzających w korzystaniu z alternatyw, takich jak sieci społecznościowe, pomagają legitymizować korzystanie z tych kanałów.
10. W razie potrzeby stwórz KPI dla redukcji e-maili
Jeśli poważnie myślisz o zmniejszeniu liczby e-maili, określ to jako specyficzny cel dla osób na odpowiedzialnych stanowiskach albo kierujących zespołami lub w obszarach jak w komunikacji wewnętrznej. Odpowiedni system raportowania i ustalone KPI wspomagają prowadzenie działań mających na celu zmniejszenie skrzynki odbiorczej u wszystkich.
Jakieś inne pomysły? (Tylko nie wysyłaj ich e-mailem…)
Artykuł ‘10 ideas to help reduce email‘ ukazał się na www.twohives.co.uk
Ilustracje: “Icon made by Freepik from Flaticon.com”