Patrick Williams opracował narzędzie do autodiagnozy obszaru komunikacji wewnętrznej, które składa się z 59 pytań diagnostycznych. Główną tego narzędzia jest sprecyzowanie mocnych stron działu komunikacji wewnętrznej i odkrycie szans na podniesienie skuteczności i efektywności. Narzędzie skupia w sobie najbardziej skuteczne praktyki i sprawdzone modele, jakie stosowane są w tym obszarze.

Pomocnym przy prowadzeniu audytu może być wykorzystanie pięciostopniowej skali odpowiedzi:

1. Zdecydowanie się nie zgadzam
2. Nie zgadzam się
3. Ani się zgadzam ani się nie zgadzam
4. Zgadzam się
5. Zdecydowanie się zgadzam

Badanie ma na celu pomóc zidentyfikować mocne strony, które będą reprezentowane przez odpowedzi numer 4 i 5. Obszary wymagające doskonalenia będą wskazane przez odpowiedzi numer 2 i 1.

Wystarczy umieścić numer odpowiedzi przy każdej z 59 wypowiedzi opracowanych na potrzeby audytu. Uwaga,zwroty „ja” „my”, podobnie jak „firma” i „organizacja” są używane zamiennie.

Diagnoza

1. _ Przeprowadzam coroczne badania opinii dotyczące potrzeb komunikacyjnych moich odbiorców
2. _ Badania opinii uzupełniam wywiadami z grupami fokusowymi
3. _ Mam świadomość, które tematy są najbardziej interesujące dla moich odbiorców
4. _ Mam świadomość, które kanały komunikacyjne preferują moi odbiorcy
5. _ Przeprowadzam regularne wywiady z kierownictwem, w jaki sposób wesprzeć komunikowanie celów firmy
6. _ Porównuję moją działalność z najlepszymi w branży (benchmarking)
7. _ Osoby z mojego działu regularnie korzystają z możliwości rozwoju zawodowego
8. _ Osoby z mojego działu mają stały dostęp do fachowej literatury oraz są zachęcani do „bycia na czasie”
9. _ Praca mojego działu jest regularnie weryfikowana przez zewnętrznych ekspertów
10. _ Większość współpracowników rozumie wartość mojego działu dla firmy
11. _ Posiadamy zespół, który reprezentuje potrzeby wszystkich działów odnośnie działań komunikacyjnych, oraz odbywa regularne spotkania

Strategiczny plan komunikacji

1. _ Zanim wdrożymy nową inicjatywę komunikacyjną albo nowe narzędzie, zawsze prowadzimy badania
2. _ Znam cele mojej organizacji
3. _ Mam wpływ na kierownictwo
4. _ Szef mojego działu raportuje bezpośrednio do szefa firmy
5. _ Szef firmy prowadzi otwartą, dwustronną komunikację
6. _ Mój dział posiada budżet oraz kadrę, które zapewniają funkcjonowanie na najwyższym poziomie
7. _ Posiadam strategiczny plan komunikacji
8. _ Mój plan bazuje na badaniach komunikacji
9. _ Mój plan wiąże nasze działania z celami organizacji
10. _ Nasz plan jest zintegrowany z rocznym planem operacyjnym organizacji
11. _ Nasz plan jest prezentowany na dorocznych spotkaniach
12. _ Nasz plan jest opublikowany dla wszystkich zainteresowanych
13. _ Mój plan jest na bieżąco aktualizowany
14. _ Komunikaty, które tworzymy, odnoszą się do celów organizacji
15. _ Lokuję zasoby na podstawie wagi wiadomości lub priorytetów komunikacyjnych
16. _ Moi odbiorcy są wyedukowani jeśli chodzi o umiejętność rozumienia finansowych wyników firmy
17. _ Moi odbiorcy wiedzą, jaki mają wpływ na rentowność organizacji
18. _ Moi odbiorcy rozumieją cele organizacji
19. _ Moi odbiorcy wiedzą co muszą zrobić, żeby wesprzeć cele organizacji
20. _ Moi odbiorcy wiedzą, dlaczego wsparcie celów leży w ich własnym interesie
21. _ Moi odbiorcy rozumieją swoją komunikacyjną rolę oraz odpowiedzialności
22. _ Mam plan na wypadek kryzysu komunikacyjnego
23. _ Mam plan dla mediów społecznościowych

Wdrożenie

1. _ Posiadamy drukowane wydawnictwo, poświęcone pogłębionemu opisowi kluczowych zagadnień biznesowych
2. _ Wykorzystuję intranet do publikowania aktualności i istotnych informacji
3. _ Wykorzystuję intranet dla celów społecznościowych
4. _ Wykorzystuję intranet dla multimediów: podcasty, video itd.
5. _ Regularnie prowadzimy spotkania pracownicze
6. _ Mamy sformalizowany proces komunikowania decyzji od zarządzających do pracowników szeregowych
7. _ Mamy sformalizowany proces zbierania pomysłów usprawniających od pracowników szeregowych
8. _ Mamy sformalizowany proces wspierania komunikacji ze strony kierowników liniowych
9. _ Integrujemy komunikację bezpośrednią, drukowaną oraz elektroniczną
10. _ Integrujemy komunikację wewnętrzną i zewnętrzną
11. _ Dopasowujemy komunikaty w zależności od specyfiki poszczególnych kanałów komunikacji
12. _ Mamy opublikowany komunikacyjny przewodnik dla pracowników
13. _ Mamy opublikowane zasady komunikacji
14. _ Posiadamy opisane zasady pisania i wysyłania wiadomości emailowych
15. _ Posiadamy opisane zasady przeprowadzania spotkań

Mierzenie efektywności

1. _ Efektywność komunikacji jest wpisana w proces ocen pracownika
2. _ Mierzymy wpływ komunikacji na obserwowalne zmiany w zachowaniach w odniesieniu do bezpieczeństwa, cięcia kosztów, produktywności czy jakości
3. _ Weryfikujemy zrozumienie kluczowych kwestii przez pracowników
4. _ Mierzymy zmianę zachowania pracowników albo zaangażowanie, które wynikają z komunikacji
5. _ Mierzymy poziom zaufania do organizacji
6. _ Weryfikujemy zwrot z inwestycji w komunikację
7. _ Wynagrodzenie specjalistów od komunikacji jest związane z wynikami firmy
8. _ Regularne mierzenie efektywności komunikacji jest wpisane w proces strategicznego planowania
9. _ Wykorzystujemy wyniki badań do ciągłego podnoszenia efektywności osiągania zaplanowanych celów
10. _ Wykorzystujemy wyniki badań do udowadniania naszej wartości zarządzającym

W przypadku pytań odnośnie zastosowania tego narzędzia można skontaktować się bezpośrednio z Patrickiem Williamsem: pwilliamscomm [@] sbcglobal.net, www.patrickwilliamscommunications.com