„Wydaliśmy fortunę na opracowanie technologii umożliwiającej współpracę, ale nikt jej nie używa… a nawet jeżeli, to jedynie do czysto towarzyskich, bezproduktywnych celów.”

Brzmi znajomo? Tego rodzaju narzekanie słyszeliśmy wielokrotnie w ciągu ostatnich kilku lat ze strony różnych organizacji. Większość liderów ulega czarowi możliwości, jakie dają nowe, wspaniałe technologie usprawniające współpracę. Mają one zmienić sposób, w jaki wykonywana jest praca poprzez: zwiększenie produktywności, stymulowanie innowacji i wzmacnianie zaangażowania pracowników. Jednak osiągnięcie tych korzyści okazuje się dla wielu frustrującym wyzwaniem.

Samo wdrożenie projektu – sprawienie by ludzie używali technologii – może okazać się dużą przeszkodą. Wymuszenie prawdziwej zmiany w tym, jak wykonywana jest praca, może być jeszcze trudniejsze. Czemu to wszystko okazuje się być tak skomplikowane? W jaki sposób można przyspieszyć nie tylko wdrożenie, ale także wykorzystanie nowych praktyk w organizacji?

Media społecznościowe w życiu prywatnym i zawodowym

By zrozumieć wyzwanie jakim jest użycie oprogramowania społecznościowego lub umożliwiającego współpracę wewnątrz organizacji, pomocne może być rozpoczęcie od zastanowienia się, jak wykorzystywane są podobne technologie w życiu osobistym. Użytkownicy Facebooka, Twittera, Linked In i innych społecznościowych aplikacji podzielają podobne doświadczenia:

• Zwykle do udziału zapraszani jesteśmy przez osoby, które znamy i którym ufamy.
• Istnieje kategoria specyficznych czynności, które chcemy wykonywać z pozostałymi zaangażowanymi osobami, wymieniać się zdjęciami, pozostawać na bieżąco z tym, co dzieje się w klubach, budować swoją reputację itp.
• Mamy korzyści z uczestnictwa: rady, praktyczne informacje, sieć kontaktów, z której możemy korzystać w trudnych czasach, czy też emocjonalną przyjemność z oglądania zdjęć lub sprawdzania, co nowego u znajomych.
• Kontrolujemy, kto ma dostęp do informacji na nasz temat.
• Aplikacje są intuicyjne – nie wymagają wcześniejszego przeszkolenia.
• Aplikacje są doskonale dostrojone do spełniania specyficznych zadań, które chcemy wykonać, a ich funkcje i wydajność są na bieżąco oceniane i usprawniane.

Dla odmiany, aplikacje społecznościowe używane dziś w wielu organizacjach cechują się znacząco odmiennym kontekstem kulturowym i użytecznością:

• Często jesteśmy nakłaniani do ich użycia przez kogoś z zarządzających, a nie zapraszani przez znajomych.
• Niewiele z tego, za co jesteśmy wynagradzani, wymaga jakiegokolwiek wkładu, bądź informacji ze strony większości użytkowników sieci.
• Uczestnictwo przypomina wrzucenie kamyczka do studni – często nie mamy poczucia, że dostajemy coś w zamian za dzielenie się pomysłem lub sugestią.
• Nie mamy kontroli nad tym, kto widzi informacje o nas i nie mamy pojęcia co „oni” z nimi robią.
• Strona jest nieatrakcyjna i wymaga instrukcji.
• Oprogramowanie jest mało funkcjonalne i wymaga wykonania szeregu czynności, by móc osiągnąć zamierzony efekt.

To właśnie te różnice stanowią sedno problemu wdrożenia. Prywatne aplikacje są doskonale dostosowane do aktywności, które użytkownicy już wykonują albo chcieliby wykonywać, a także do interakcji z innymi. Daje to poczucie kontroli i wyboru (nawet wtedy gdy ich nie ma).

Najczęstsze błędy firm

Oto cztery najczęstsze błędy, które korporacje popełniają we wdrażaniu technologii społecznościowych:

1. Inwestowanie w technologię bez jasno sprecyzowanego celu lub sposobu wykorzystania.
2. Brak przystosowywana technologii do istotnych procesów pracy.
3. Oczekiwanie, że ludzie będą współpracować w obrębie starych modeli organizacji i praktyk.
4. Założenie, że wyższa kadra zarządzająca może poinstruować ludzi, jak współpracować.

Każdy z powyższych błędów prowadzi do nieskutecznego wdrożenia lub do niepełnego wykorzystania jego potencjału. Ludzie w ogóle nie będą korzystać z nowego systemu lub nie będzie on miał znaczącego wpływu na pożądane rezultaty, czyli produktywność, innowacyjność i zaangażowanie. „Stworzyliśmy pracownikom świetne możliwości działań i uczestnictwa, ale jest to jedynie 1% wszystkich działań, ukierunkowanych na realizację zadań, ponieważ nowe narzędzia nie znajdują się w ‘głównym nurcie’ procesów pracy”, powiedział jeden z menedżerów.

Pomimo trudności, w ciągu najbliższych lat użycie narzędzi usprawniających współpracę w organizacji będzie wzrastać. Technologie społecznościowe, odpowiednio przystosowane, zapewniają zupełnie nowy poziom wydajności. Jeżeli nie zmienisz sposobu działania, z pewnością zrobi to konkurencja. Pociąg właśnie odjeżdża ze stacji. Jak możesz upewnić się, że twoja organizacja nie tylko zdążyła wsiąść, ale także wie, dokąd zmierza i osiąga ten rodzaj uczestnictwa, który zapewnia realną zmianę w produktywności, kreatywności i współpracy?

Odpowiedź na to pytanie już w następnym artykule.

Artykuł został opublikowany przez firmę Moxie Software.

Tammy Erickson jest ekspertem w zarządzaniu talentami i innowacjami w zróżnicowanych, wielopokoleniowych organizacjach. W 2009 roku została wybrana do rankingu 50 Thinkers, najbardziej wpływowych myślicieli w sferze biznesu.