W wielu firmach nie wszyscy pracownicy pracują przy biurkach i mają dostęp do firmowej poczty, Internetu czy intranetu. Wielu z nich nie ma firmowych laptopów i telefonów komórkowych, przez co ich dostęp do informacji i usług, jakie oferuje intranet, jest nieregularny. Chcąc skutecznie się z nimi komunikować, najwyższy czas wyjść poza ramy myślenia o komputerze jako łączniku z intranetem i poszukać nowych sposobów dotarcia do tych pracowników.

Trzeba znaleźć sposoby „dostarczania im” intranetu – wpasować się w ich codzienne czynności, nie oczekiwać, że przyjdą do biura czytać wiadomości.

1. Urządzenia mobilne

Rozwinięcie i wdrożenie strategii mobilnego intranetu jest kluczowe dla rozszerzenia zasięgu jego oddziaływania. Dostosuj mobilny intranet tak, by był dostępny z prywatnych urządzeń, podobnie jak z urządzeń zapewnionych przez firmę - prawdopodobnie większość pracowników nie posiadających firmowych komputerów, nie dostała także firmowych telefonów.

Urządzenia mobilne dają możliwość angażowania pracowników za pośrednictwem narzędzi społecznościowych, które znają ze swojego życia prywatnego. Gdy będziesz rozważać, czym powinien cechować się twój intranet, postaraj się znaleźć dostawcę, który oferuje mobilny interfejs.

2. Zdalny dostęp

Zapewniając swoim pracownikom dostęp do intranetu z domu, z pewnością zwiększysz zasięg i funkcjonalność informacji, które chcesz przekazać.

Pracownicy będąc w domu, niekoniecznie muszą zajmować się pracą, zatem informacje powiązane z pracą mogą być nieprzydatne. Rozważ zaprojektowanie specjalnej strony dostępnej z domu, która zapewnia bezpośredni dostęp do kluczowych tematów, takich jak płatności, ważne newsy czy planowanie urlopów. Jeżeli pracownicy korzystają z intranetu z domu, w swoim wolnym czasie, musisz upewnić się, że intranet jest szybki i konkretny.

Porozmawiaj na temat tych funkcjonalności z radą pracowniczą i związkami. Może Ci się wydawać, że zapewniając dostęp z domu ułatwiasz coś pracownikom, ale inni mogą to zinterpretować jako sposób na wydłużenie godzin pracy.

3. Cyfrowe monitory

Sieć cyfrowych monitorów jest idealnym sposobem rozszerzenia zasięgu komunikatów z intranetu. Odpowiednio usytuowane w pracowniczej kantynie lub przy linii produkcyjnej, pozwalają dotrzeć z kluczowymi informacjami do pracowników, którzy nie mają tradycyjnego dostępu do intranetu. Istotne punkty to:

• Zastosuj taki sam styl nagłówka zarówno w swoim intranecie, jak i na monitorach. Ważne jest zapewnienie odbiorcom spójnego odbioru.
• Przeredaguj treści z intranetu tak, by każdy element nie zajmował więcej niż 50 słów. Przeglądnij treść, by upewnić się, że pracownicy mogą ją szybko przeczytać, także z większej odległości.
• Zintegruj RSS, żeby za pomocą jednego kliknięcia, publikować wewnątrz intranetu i na cyfrowych monitorach.
• Rozważ pokazanie swojej aktywności w mediach społecznościowych. Zapewnia to natychmiastową, dynamiczną zawartość (kluczową dla wykorzystania cyfrowych monitorów), jest też dobrym sposobem przedstawienia pracowników sobie nawzajem.
• Nie wyświetlaj swojej strony intranetowej na monitorach. Będzie nieczytelna.

4. Emailowy przegląd

Przegląd tego typu jest dobrym sposobem na podsumowanie bieżących komunikatów z intranetu, zarówno dla pracowników biurowych, jak i pozostałych. Nie zapomnij o tym, że przeszkody, które utrudniają pracownikom dostęp do intranetu – brak sprzętu, czasu, umiejętności i chęci – powstrzymają ich także przed odczytaniem emaila, zatem nie powinieneś polegać wyłącznie na tej metodzie.

Rozważ wykorzystanie bloga i innych społecznościowych informacji w swoim przeglądzie. Nie ograniczaj się do komunikacji góra – dół.

5. Kioski/wspólne komputery

Możesz zapewnić dostęp do intranetu w miejscach gdzie pracownicy pracują, umieszczając budki w kantynach, przy linii produkcyjnej czy w pokoju socjalnym. W ten sposób pracownicy mogą korzystać z kluczowych treści i funkcjonalności, bez potrzeby błąkania się zbyt daleko od swojego miejsca pracy. Musisz zapewnić pracownikom czas, w którym mogli by wykorzystywać te możliwości, robiąc to w sposób, który jest zgodny z firmową kulturą.

6. Dostęp poprzez terminale

Na ostatnim spotkaniu EPEM (Environmental Planning, Engineering and Management, firma specjalizująca się w inżynierii środowiska- przyp.red.) w Berlinie, Kjertan Michaelen przedstawił inspirującą metodę rozszerzania zasiągu intranetu: zapewnianie dostępu poprzez terminal w miejscu sprzedaży. Kiedy pracownicy Pepees Pizza mają wolną chwilę, mogą bezpośrednio korzystać z zasobów intranetu za pomocą kasy w restauracji. Pracownicy cały czas są dostępni i nie oddalają się od stanowisk pracy, jednocześnie mając wygodny dostęp do intranetu.

7. Serwis SMS

Siłą SMSów jest szybkość ich dostarczenia, szybkość przyjęcia informacji i szeroki dostęp do narzędzia. Minusem jest to, że musisz mieć naprawdę sprytny zespół, żeby przerobić kluczowe newsy na 160 znaków, przy okazji zachowując sens i właściwy wydźwięk. Odpowiednio wykorzystywany, SMS może z powodzeniem rozszerzyć zawartość intranetu.
Rozważ również użycie SMSów jako powiadomień o nowych materiałach umieszczonych w intranecie, w szczególności społecznościowych treści, takich jak nowe posty, czy odpowiedzi na wątki cieszące się zainteresowaniem.

8. Wydrukowane podsumowania umieszczane na tablicach ogłoszeniowych, z kodem QR

Papier nadal króluje w niektórych środowiskach pracy. Bez względu na to, jak bardzo chcielibyśmy wierzyć, że cyfrowe miejsce pracy jest żywe i najlepsze, pewne funkcje biznesowe, takie jak produkcja czy dystrybucja, wykorzystują tablice ogłoszeniowe i werbalne przekazy od przełożonych, jako podstawową metodę komunikacji. Zapewnij możliwości odpowiedniego drukowania z intranetu, poprzez właściwe formatowanie wydruków i usuwanie niepotrzebnych elementów graficznych.

Zastanów się nad dodaniem kodu QR do wszystkich drukowanych podsumowań. Aplikacje na smartfony, takie jak QR Reader zapewniają użyteczne połączenie z cyfrową wersją. Kody QR podkreślają, że to intranet jest podstawowym źródłem informacji, jednocześnie pozostawiając pracownikom możliwość przeczytania więcej na dany temat.

Kody QR możesz wygenerować samemu, przy użyciu darmowych stron, takich jak Kaywa.

9. Generatory mowy

Może do tej pory zapewniałeś już jakieś elementy głosowe w intranecie, ale technologia generatorów mowy może rozszerzyć zasięg materiałów z intranetu na wszystkich pracowników. Jeżeli w twojej firmie pracownicy nie mają stałego dostępu do intranetu, dla rozszerzenia dystrybucji, możesz przesłać kluczowe informacje na ich skrzynki głosowe.

10. Wygaszacze ekranu

Niedawno zapytałem osoby śledzące moje wpisy na Twitterze, co myślą o wykorzystaniu wygaszaczy ekranu do dystrybuowania zawartości intranetu. Opinie były skrajne. Możesz to uwielbiać lub nienawidzić, nie zmieni to faktu, że wiele firm korzysta z wygaszaczy ekranu opartych na RSS, by wyświetlać nagłówki z intranetu, podczas gdy nikt nie pracuje przy komputerze.

Wiem, że pojawiło się wiele dyskusji na temat wartości takiego rozwiązania. W momencie, gdy wygaszacz się włącza, pracownika nie ma przy komputerze, dlatego z pewnością nie odczyta zawartości. Jednak inni mogą widzieć ekran, a nasz pracownik po powrocie do biurka może również go zobaczyć.

Może powinniśmy użyć wygaszaczy, by zachęcić pracowników do wyłączania monitorów, gdy nie pracują przy komputerze, żeby przedłużyć żywotność monitora i oszczędzać energię. Zobacz jak ten temat rozwinie się w twojej organizacji.

Wygaszacze są świetnym sposobem, żeby pokazać społecznościowe aktywności z intranetu. Pokazuj raczej to, a nie nowe historie – są one bardziej angażujące i interesujące.

Podsumowanie

Niedawno zakończyłem krótką, firmową podróż po biurach i fabrykach w Europie i byłem zadziwiony tym, jak w organizacji funkcjonują cyfrowe narzędzia komunikacji, współpracy i transakcji, które w większości są promowane przez intranet. Dla pracowników biurowych, intranet jest potężnym narzędziem, dla tych, którzy nie pracują przy komputerach, musimy być bardziej kreatywni w dostarczaniu treści. Intranet pozostaje w centrum, jednak jego zasięg musi zostać zwiększony. Nie możemy wymagać od pracowników, by podjęli wysiłek dotarcia do intranetu (zawartość rzadko kiedy jest aż tak kusząca), ale musimy dostarczyć im intranet. Bezpośrednio do miejsca, w którym się znajdują i w formacie, który ma najwięcej sensu w ich środowisku pracy.

Mam nadzieję, że niektóre z tych pomysłów okażą się pomocne.

Artykuł “10 ways to extend the reach of your intranet” ukazał się na stronie intranetizen.com.

Jonathan Philips jest znanym autorytetem w dziedzinie intranetu, założycielem intranetizen.com, stałym gościem wielu konferencji. Posiada prawie dwudziestoletnie doświadczenie w pracy dla najbardziej znanych firmy, głównie z branży FMCG.