W ciągu ostatnich 25 lat słyszałem już wszystkie możliwe wymówki, pozwalające nie traktować komunikacji priorytetowo w organizacji. Słyszałem je właściwie z każdego źródła: od marnych liderów, uczulonych na ryzyko prawników, niemrawych działów komunikacji. Poniżej znajdują się najczęściej wymieniane powody. Prawdopodobnie natrafiłeś na nie również w swojej organizacji. Może nawet sam ich użyłeś raz lub dwa razy. Oto dlaczego tak naprawdę nie mają one sensu i w jaki sposób można je ominąć.

1. Możemy zrobić to lepiej

Czy dokumenty i publikacje w twojej firmie zwykle trafiają w niekończący się wir, w którym ludzie edytują je w sposób, który nie dodaje żadnej wartości?

Może to być syndrom dysfunkcyjnej organizacji. W końcu, jeżeli ludzie tygodniami albo nawet miesiącami rozwodzą się nad każdym szczegółem publicznego wystąpienia lub strony internetowej, to w jaki sposób podejmują naprawdę ważne decyzje?

Ci tak zwani perfekcjoniści mylą zmianę z doskonaleniem, a aktywność z działaniem. Z pewnością pominęli lekcję na temat zasady 80/20.

Zatem zmniejsz cykl recenzentów, zidentyfikuj zatory i usuń je z procesu. Jeżeli to konieczne, znajdź sojusznika na wyższym stanowisku. Stosuj krótkie terminy, żądaj szybkich zwrotów i używaj starego sposobu: „Jeżeli nie dostaniemy odpowiedzi do [data] to uznajemy, że odpowiedz jest pozytywna”.

2. Nie posiadamy wszystkich informacji

Czy kiedykolwiek możemy cieszyć się luksusem posiadania wszystkich niezbędnych informacji? To rzadka sytuacja, nawet w czasach gdy informacje zewsząd płyną szerokim strumieniem.

Właśnie dlatego nie czekaj. Pogódź się z tym, że w dzisiejszych czasach wszystko, co komunikujesz, stanie się nieaktualne dokładnie w momencie, gdy to powiesz, napiszesz lub opublikujesz. Najlepszą rzeczą jaką możesz zrobić, jest przekazanie ludziom, co wiesz, w momencie, gdy się o tym dowiadujesz, jednocześnie zapewniając ich, że uzupełnisz resztę informacji, jak tylko będziesz je miał.

Milczenie nie jest dobrą alternatywą. Tak jak natura, plotka nie znosi próżni.

3. Prawnicy nam nie pozwolą

Zdradzę ci sekret: słowa prawników są jedynie opiniami. Może to być opinia dobrze podbudowana danymi. Lub nie. W obydwu przypadkach jest to punkt widzenia prawnika, oparty na jej lub jego interpretacji faktów i prawa, a także jej lub jego skłonności do akceptowania ryzyka.

Niektórzy prawnicy są bardziej konserwatywni niż inni. Niektórzy z nich sparzyli się przez zbyt gadatliwych ludzi z PR. Jeszcze inni mają za dużo obowiązków, by zająć się problemem. Pewnie też niektórzy z nich mają rację.

Jednak nigdy się tego nie dowiesz, dopóki ich lekko nie przyciśniesz. Usiądź z nimi i negocjuj. Zacznij od perspektywy: „co możemy powiedzieć”, a nie od: „czego nie możemy mówić”. Nie przyjmuj „bez komentarza” za odpowiedź.

4. Oni zadadzą pytanie, na które nie będziemy mogli odpowiedzieć

No i? Daj spokój ze strachem przed byciem posądzonym o niedoinformowanie lub bycie poza obiegiem tylko dlatego, że nie możesz odpowiedzieć na pytanie. Od nikogo nie oczekuje się, że będzie wiedzieć wszystko, a ci, którzy próbują, jedynie irytują samych siebie i ludzi dookoła.

Oto prosta odpowiedź na sytuację, w której nie jesteś czegoś pewien: „nie wiem”. Mów to bez przepraszania lub wstydu, a ludzie docenią twoją pewność siebie. Cóż za wspaniały kontrast wobec tych, którzy również pokazują, że nie wiedzą, ale robią to przy użyciu 20 razy więcej słów.

Oczywiście po „nie wiem” powinieneś szybko dodać: „ale się dowiem i wrócę do was z tą kwestią”.

5. Już im o tym powiedziano

Czy rzeczywiście tak się stało? W jaki sposób i kto to zrobił? A jeżeli rzeczywiście tak się stało, to czy zrozumieli? Niczego z góry nie zakładaj.

Wszyscy wiemy, że aby odbiorca rzeczywiście przyswoił sobie wiadomość, musi zetknąć się z nią wielokrotnie, jednak niektórym liderom musimy o tym przypominać. Ludzie często nie zauważają problemów we własnym sposobie komunikowania. Nie mogą znieść tego, że ludzie nie słuchają uważnie każdego wypowiedzianego przez nich słowa.

Jeden email, prezentacja, czy wpis w sieci nie kończą tematu. Wiadomość musi przejść przez wiele kanałów i źródeł. Martwisz się o to, że będziesz się powtarzać lub zanudzisz ludzi? Szczerze, powinniśmy się cieszyć gdy zyskamy taki poziom uwagi!

Ważne jest by komunikować ponad miarę, ponieważ ludzie słuchają poniżej miary.

6. Nie mamy czasu

Brak czasu, co oczywiste, jest ojcem wszelkich wymówek, dlatego z pewnością nie omija tematu komunikacji. Faktem jest, że znajdujemy czas dla rzeczy, które są ważne. Jeżeli ktoś nie poświęca czasu na komunikowanie, oznacza to, że nie jest ono dla niego priorytetem.

Jak to ujął Lao Tzu, ojciec taoizmu: „Czas jest rzeczą stworzoną. Mówienie: nie mam czasu, jest więc jak mówienie: nie chcę.”

Znajdź czas na komunikację. Nie pozwól by strach, uprzedzenia czy prawnicy, stanęli ci na drodze.

Artykuł „6 lame excuses for not communicating” ukazał się na stronie Ragan.com

Rob Biesenbach jest konsultantem specjalizującym się w obszarze komunikacji, aktorem i pisarzem. Napisał książkę Act Like You Mean Business: Essential Communication Lessons from Stage and Screen, która zawiera doświadczenia i obserwacje wyniesione z gry na scenie oraz przed kamerą, które mogą być zastosowane w komunikacji w biznesie.