Chociaż wprowadzenie społecznościowego intranetu oferuje sporo korzyści, może również nieść ze sobą wiele wyzwań. Oto co powinieneś zrobić.

Nawiązywanie społecznościowych relacji w Internecie stało się powszechne. Wykorzystujemy je do dzielenia się zdjęciami, przemyśleniami na temat bieżących wydarzeń, zapraszania na imprezy, a także angażowania do wspólnej zabawy. Łączymy się z rodziną, przyjaciółmi, wspólnikami biznesowymi, a także z nieznajomymi. Tego rodzaju platformy, początkowo wykorzystywane przez młodych, znajdują się już w powszechnym użyciu. Dziś są tak zakorzenione w naszym życiu osobistym, że pracownicy zaczynają żądać w miejscu pracy takiej samej łatwości w komunikacji i współpracy, jaką posiadają w swoich domach.

Zatem co czyni intranet społecznościowym? Zacznijmy od zdefiniowania czym jest intranet. Najprościej ujmując, intranet jest wewnętrzną siecią, wykorzystywaną do dzielenia się informacjami. Podobnie społecznościowy intranet może być zdefiniowany jako wewnętrzna sieć do dzielenia się informacjami.

Narzędzia takie jak blogi, wiki, możliwość komentowania i oceny treści, pomagają utrzymać równowagę między wkładem pracowników a treściami tworzonymi przez wybraną grupę – najczęściej HR lub dział komunikacji korporacyjnej, które tradycyjnie miały wyłączność na tworzenie i udostępnianie treści. Technologie społecznościowe wnoszą ludzkiego ducha do sieci, które bez niego pozostają w stagnacji.

Udział pracowników w dyskusjach i tworzeniu treści jest podstawą społecznościowego intranetu. Jednak jego wdrożenie i uzyskanie uczestnictwa ze strony pracowników nie przychodzi bez wyzwań.

Przeszkoda 1: Niech żyje email?

Dzisiejsze organizacje są napędzane emailami, które są jak paliwo dla pracowników. To pierwsza rzecz, którą „konsumujemy” z rana (często będąc jeszcze w łóżku), a większość pracowników jest do nich przywiązana przez cały dzień.

W 2008 roku Bill Gates przewidział, że technologie społecznościowe, takie jak Facebook czy MySpace, staną się wszechobecne w miejscu pracy, tak jak rozwiązania Microsoft Office.

„Gdy myślimy o informacji, która daje ludziom możliwości decyzyjne, myślimy o emailach” – powiedział Gates. „Ta forma komunikacji jest nieefektywna, gdy konieczne jest grupowe podjęcie decyzji. Sieciowe oprogramowanie służące współpracy bezpośrednio daje końcowym użytkownikom możliwości decyzyjne, dzięki czemu można działać bez opóźnień lub dodatkowych nakładów czasowych”.

Jak się okazało, Gates miał rację. Społecznościowe intranety zrewolucjonizowały sposób, w jaki prowadzi się biznes. Tradycyjnie intranet był miejscem, do którego wrzucało się informacje tylko po to, by się zagubiły. Kanały te szybko stały się przestarzałe. Publikowały w nich jedynie wybrane osoby z organizacji, przez co informacje miały ograniczony zakres i często były nieprzydatne dla szerszej grupy odbiorców.

Wprowadzenie narzędzi społecznościowych zapewniło niespotykany do tej pory poziom powiązań i współpracy w organizacji. Nagle okazuje się, że intranet jest przydatny jako naturalne środowisko, w którym informacje pojawiają się, by na nich bazować i dzielić się nimi. Intranet jest właściwym narzędziem, ponieważ treści, które zapewnia, są bardziej demokratyczne. Pracownicy poprzez dzielenie się zasobami, przemyśleniami i opiniami, dostarczają strumień treści, które odbijają dynamikę biznesu i zmieniają intranet w centrum komunikacji i nowych pomysłów.

Czasy zamkniętej komunikacji odchodzą w niepamięć - społecznościowy intranet pozwala prowadzić konwersacje w obrębie grup i zapewnia trwałość dialogu, który może być później odtworzony przez innych.

Wiele organizacji dodaje profile użytkowników do swoich intranetów. Pracownik w Londynie w mgnieniu oka zostaje połączony ze swoim kolegą z Nowego Jorku. Ponadto, coś już wiedzą na swój temat. Łączą imię z twarzą i mają dostęp do swoich osobistych i zawodowych danych. Pomaga to organizacji tworzyć wspólnotę. To nie jest już tylko biuro w Londynie i biuro w Nowym Jorku, teraz są zjednoczoną organizacją. Czy da się to osiągnąć poprzez email?

Pomimo tego, że społecznościowe intranety otworzyły nową drogę dla komunikacji i współpracy, email w najbliższym czasie nie zniknie. Zmianie nieustannie podlega sposób, w jaki email jest używany. Z nowymi i lepszymi sposobami wzmacniania komunikacji, dzielenia się wiedzą i powiązaniami między pracownikami, email przestaje być nośnikiem informacji, a staje się formą powiadomienia.

Przeszkoda 2: Strach

Od lat pięćdziesiątych zarządzający bali się zmian i technologii, która je wymusza. W ciągu ostatnich 60 lat pojawiło się w świecie biznesowym wiele nowości, których obawiali się zarządzający:

Lata 1950-te - strach przez toaletą – pracownicy będą marnować czas.
Lata 1970-te - strach przed telefonem – pracownicy będą marnować czas.
Lata 1980-te - strach przed emailem – pracownicy będą marnować czas.
Lata 1990-te - strach przed dostępem do Internetu – pracownicy będą marnować czas.
XXI wiek - strach przed mediami społecznościowymi – pracownicy będą marnować czas.

Patrząc w przeszłość może wydawać się zabawne to, że wśród obaw zarządzających był kiedyś spadek produktywności pracowników, wywołany przez wizyty w toaletach. Z pewnością HR mógłby powiedzieć coś na temat monitorowania czasu spędzonego w łazienkach.

Chociaż czasem strach przed zmianą może być uzasadniony, nie powinien hamować postępu. Zmiana z pewnością wzbudza obawy. Pomimo tego, że niektóre firmy mogą postrzegać społecznościowy intranet jako ryzyko, rozważ, co możesz dzięki niemu zyskać:

• Łączenie pracowników w grupy zorientowane wokół podobnych tematów, bez względu na położenie geograficzne, strefę czasową czy projekt, nad którym pracują.

• Umożliwianie współpracy pomiędzy silosami. Możesz stworzyć społeczność pracowników, posiadającą wspólny cel, która będzie mogła bezpośrednio komunikować się i wymieniać najlepsze praktyki.

• Danie głosu pracownikom poprzez stworzenie linii komunikacji pomiędzy zarządzającymi i pracownikami oraz stworzenie stałego dialogu.

Niektóre dobre praktyki pomagają uniknąć sytuacji, w której strach torpeduje uruchomienie społecznościowego intranetu. Na przykład, upewnij się, że projekt intranetu ma sponsora wśród zarządzających i dowiedz się, kto to jest. Jeżeli nie masz pewności, co zadziała najlepiej w twojej firmie, zaangażuj kogoś, kto ma już doświadczenie w tej kwestii. Delegowana grupa musi zastanowić się nad następującymi kwestiami:

• Uruchomienie i bieżąca komunikacja

• Zarządzanie

• Zasady

• Szkolenie

Jedną z największych korzyści ze społecznościowego intranetu jest przełamanie bariery pomiędzy kadrą zarządzającą a pracownikami. Wielu zarządzających deklaruje otwartą komunikację i pełną przejrzystość swoich działań, jednak jest to trudne do osiągnięcia – zwłaszcza w przypadku organizacji o globalnym zasięgu lub z licznymi oddziałami.

Dzięki społecznościowemu intranetowi, najwyższa kadra może nadawać przekaz bezpośrednio do pracowników oraz, co ważniejsze, zyskać szybki odzew z ich strony, a także wchodzić z nimi w dyskusję.

Nie tylko kadra zarządzająca obawia się społecznościowego intranetu. Pracownicy mogą zgłosić szereg ważnych zastrzeżeń. Czy za bardzo się udzielam? Czy kierownictwo będzie postrzegać moje zaangażowanie jako marnowanie czasu? Co jeżeli spotkam się z negatywnym komentarzem? Czy to nie będzie stawiać mnie w kłopotliwej sytuacji?

Jeżeli zarządzający nie odpowiedzą na te obawy, odbije się to na wdrożeniu. Odnieś się do obaw bezpośrednio, tak by pracownicy czuli, że mają pełną swobodę wyrażania swoich opinii. Wartością jest otwarta komunikacja, zatem jeżeli społecznościowy intranet nie jest rzeczywiście otwartym forum, korzyści znacząco maleją.

Przeszkoda 3: Społecznościowy nie oznacza biznesowy

Jeżeli uważasz, że społecznościowe narzędzia nie są dla biznesu, tracisz swoją szansę. Twoja konkurencja je wykorzystuje i robi to naprawdę dobrze.

W biurze jednego z naszych klientów, słowo „Facebook” jest tabu. Możesz tak działać. Możesz nazywać to jak chcesz, ale upewnij się, że stygmatyzowanie elementu społecznościowego nie ogranicza twoich szans biznesowych. Może warto je wykorzystać.

Element społecznościowy jest atrakcyjny dla pracowników ze względu na znajomy interfejs. Wraz z rozwojem technologii mobilnych, ludzie są podłączeni do sieci 7 dni w tygodniu, 24 godziny na dobę. Odchodzą od emaila i używają stron społecznościowych, takich jak Facebook, jako swoich głównych narzędzi komunikacji. I zgadnij co. Oni to po prostu lubią, bo jest to łatwe i efektywne. Czemu miałbyś nie chcieć takiego narzędzia w miejscu pracy?

Pracownicy PointBridge doceniają wartość społecznościowego intranetu każdego dnia. Poznajemy współpracowników, zadajemy pytania i dzielimy się zasobami. Zaobserwowaliśmy, że pracownicy, którzy biorą udział w takich aktywnościach w przestrzeni społecznościowej, są dużo bardziej produktywni i chętniejsi do angażowania się, niż byliby przez email lub inne kanały komunikacji.

Istnieją także pewne problemy biznesowe, na które społecznościowy intranet może być remedium. Czy twoja organizacja ma zdalnych pracowników? Czy posiada wiele biur w różnych strefach czasowych? Czy działa globalnie? Czy twoi pracownicy pracują na różne zmiany? Czy twoja organizacja składa się z silosów?

Jedną z największych i najszerzej znanych wartości społecznościowego intranetu, jest tworzenie powiązań. Umożliwianie współpracy pomiędzy silosami, różnymi lokalizacjami i strefami czasowymi było utrapieniem, które dręczyło organizacje przez wiele lat, a społecznościowy intranet jest w tej sytuacji doskonałym lekarstwem.

Społecznościowy intranet, potężne narzędzie

Ponieważ sukces społecznościowego intranetu leży w rękach pracowników, niezwykle istotnym jest poświęcenie czasu na stworzenie planu wdrożenia, szkolenie i zarządzanie. Odpowiednie dobrane podejście jest kluczowe dla zapewnienia, że twój intranet sprosta potrzebom twojego biznesu i twoich pracowników.

„Jeżeli największa baza danych w organizacji znajduje się w pojedynczych umysłach współpracowników wewnątrz firmy, to jest to miejsce, w którym znajduje się największa siła organizacji. Ta indywidualna wiedza bazuje na ciągłych zmianach i adaptowaniu się do rzeczywistego świata, który stoi przed nimi. Musimy połączyć te indywidualne zasoby, tak by mogły robić to co robią najlepiej, w jak najkrótszym czasie.” [Bob Buckman, były prezes Buckman Laboratories]

Artykuł „The top 3 obstacles to a social intranet (and how to overcome them)” ukazał się na stronie Ragan.com. Jest to pierwszy artykuł z serii o Intranetach Społecznościowych, sponsorowanych przez firmę PointBridge.

Matt Morse jest praktykiem zarządzania SharePointem. Posiada ponad 10 lat doświadczenia w projektowaniu, wdrażaniu oraz rozwoju aplikacji w firmach działających w różnych branżach.

PointBridge jest firmą konsultingową z obszaru IT, która specjalizuje się w budowaniu skutecznych rozwiązań z zastosowaniem technologii Microsoft. Posiadając elitarny status partnera Microsoft, PointBridge posiada wiedzę ekspercką, którą wykorzystuje w tworzeniu doskonałych rozwiązań dla całych przedsiębiorstw.