Niedawno jeden z klientów zadał mi pytanie: „Jakie są obecnie trendy w komunikacji wewnętrznej?” Dla każdego konsultanta powinna to być okazja do błyśnięcia nowinkami, które potem można pomóc wdrażać klientowi. Ale czy pojawiło się tu ostatnio coś nowego, o czym warto z pełnym przekonaniem powiedzieć „Powinniście to wdrożyć”?
Żyjemy w czasach, gdy idee szybko tracą datę ważności. Gdy jestem proszony o pomoc w znalezieniu wartościowych badań na temat efektywności komunikacji i polecam bardzo dobry raport sprzed kilku lat, słyszę: „A czy nie ma czegoś nowszego?” Kiedyś starsze i wciąż wartościowe teksty dostawały miano klasyki, teraz – są przeważnie traktowane jak starocie. Nowsze, ale banalne bywa lepsze, bo nowsze – i chyba dotyczy to nie tylko komunikacji wewnętrznej.
Koniec epoki (znowu)
Kilka dni temu przeczytałem wywiad z konsultantką z dziedziny zarządzania, wywiad był oparty na tezie, że właśnie obserwujemy przełom w sposobie działania firm: rywalizację zastępuje współpraca, otwarta komunikacja generuje innowacje, zaufanie zastępuje strach, praca zespołowa jest ważniejsza od dominujących wybitnych jednostek, a empatia podnosi indywidualną efektywność.
Artykuł nie ukazał się w specjalistycznym magazynie, a w gazecie codziennej, więc trochę można wybaczyć poczucie odkrywczości tez, które towarzyszy dziennikarce. W branżowym miesięczniku podawanie tych tez jako przełomowych byłoby bowiem bardzo naciągane, ponieważ są to hasła znane każdemu, kto czytuje literaturę dotyczącą zarządzania trochę dłużej niż od wczoraj.
Swoją drogą, skoro w 2016 roku znowu ktoś mówi o tego rodzaju przełomie w zarządzaniu, to znaczy, że z tych przemian nic nie wychodzi, a nauki o zarządzaniu głoszą od lat prawdy, które w słabym stopniu są wcielane w życie. Owszem, zawsze można znaleźć przykłady firm, w których „to” działa, co oczywiście niczego nie dowodzi, bo zawsze były firmy lepiej i gorzej zarządzane.
Trendy a komunikowanie życzeń
Podobnie jest z innowacyjnością w komunikacji wewnętrznej: więcej jest mówienia o nowych trendach niż rzeczywistych, powszechnych zmian.
Spójrzmy na kilka trendów powiązanych z komunikacją wewnętrzną, które chyba nie do końca spełniły pokładane w nich oczekiwania:
– Media społecznościowe: miały przynieść ogromne zmiany w komunikacji organizacyjnej. Chyba nie przyniosły, bo nie są tak popularne, jak przypuszczano. Pracownicy zdają się zaspokajać swoje potrzeby wirtualnej komunikacji społecznościowej poza miejscem pracy, a efektywność firmowych mediów społecznościowych jest nisko oceniana.
– Rozwiązania mobilne w komunikacji wewnętrznej: kilka lat temu był to obowiązkowy punkt na liście trendów intranetowych, jednak wciąż jest to słabo wykorzystywany kanał komunikacji z pracownikami – ograniczyły go przede wszystkim względy bezpieczeństwa.
– Grywalizacja: o ile na rynku konsumenckim popularność takich rozwiązań chyba nie słabnie, to o przykłady sensownego zastosowania wewnątrz organizacji trudno tak samo, jak kilka lat temu.
– Ekrany informacyjne: trend z zupełnie innej kategorii, ale zastosowanie takich narzędzi wzrasta znacząco, a dla wielu firm jest to rozwiązanie, które ma okazać się przełomowe. Nie okaże się przełomowe, niedawno opublikowane badania potwierdzają niską efektywność ekranów w komunikacji z pracownikami.
Są to cztery trendy narzędziowe, a jeśli chodzi o narzędzia, to wiadomo, że ich efektywność zależy od sposobu wdrożenia. Są firmy, w których te rozwiązania są jak najbardziej efektywne, natomiast nie jest to powszechne. Można więc w ich kontekście mówić o zawiedzionych nadziejach i niespełnionych możliwościach.
Wydaje się, że innowacje w komunikacji są napędzane raczej przez inne dziedziny. Np. niewątpliwy rozwój tego, co jest określane cyfrowym miejscem pracy, nie ogranicza się do komunikacji. To raczej zwiększone możliwości współpracy i korzystania z danych decydują o rozwoju w tej dziedzinie, komunikacja raczej przy okazji dostaje nowe możliwości.
[Zapraszamy na szkolenie Efektywne pisanie w komunikacji wewnętrznej, dostarczające wiedzę i narzędzia niezbędne każdemu specjaliście ds. komunikacji w organizacji.]
Trochę klasyki: a może zacznij od podstaw
Skupiając się na komunikacji: jeśli firmy cierpią z powodu jej słabości, to nie dlatego, że nie stosują się do najnowszych trendów. Zazwyczaj szwankują fundamenty, które niewiele się zmieniają, bo są wpisane w specyfikę organizacji.
Dlatego zanim zaczniecie poszukiwać nowych trendów do wdrożenia w komunikacji w swojej organizacji, odpowiedzcie sobie wpierw na kilka pytań, które wskażą to, co należy poprawić w odniesieniu do kwestii fundamentalnych.
Zarządzanie komunikacją:
- Czy cele dla komunikacji wewnętrznej wspierają kluczowe cele biznesowe?
- Czy planowanie komunikacji jest zawsze częścią zarządzania projektami w organizacji?
- Czy mierzona jest efektywność działań i narzędzi komunikacji?
- Czy zidentyfikowane są grupy docelowe dla komunikacji i czy zdefiniowane są ich potrzeby komunikacyjne?
- Czy komunikacja wewnętrzna pomaga pracownikom zrozumieć specyfikę marki swojej firmy?
- Czy jednym z elementów zarządzania zmianami jest plan komunikacji skierowanej do pracowników?
Komunikacja kierownicza:
- Czy kierownicy zespołów są na bieżąco zaopatrywani w informacje, które są istotne dla ich podwładnych?
- Czy zarząd regularnie informuje wszystkich (ze szczególnym uwzględnieniem kadry kierowniczej) o tym, dokąd zmierza firma i jakie są najważniejsze cele?
- Czy kadra kierownicza ma świadomość znaczenia komunikacji wewnętrznej dla efektywności firmy?
- Czy kierownicy mają niezbędne kompetencje komunikacyjne?
- Czy zarządzający dobrze radzą sobie z komunikowaniem tematów trudnych?
Komunikacja dół – góra:
- Czy pracownicy mają stworzone możliwości przekazania swojej opinii zarządzającym?
- Czy pytania pracowników są punktem wyjścia dla działań komunikacyjnych, które dotyczą działań poruszanych przez pracowników?
- Czy kierownicy mają prezentowane dobre wzorce dotyczące prowadzenia dialogu ze strony zarządzających firmą?
Narzędzia i kanały komunikacji:
- Czy narzędzia i kanały komunikacji umożliwiają dotarcie z różnymi kategoriami informacji do wszystkich grup docelowych w organizacji?
- Czy komunikacja e-mailowa do grup pracowników jest zdefiniowana i uporządkowana?
- Czy w intranecie funkcje komunikacyjne wspierają wykorzystanie danych i aplikacji do wykonywania zadań?
- Jeśli są wykorzystywane rozwiązania społecznościowe, to czy mają klarownie określony cel?
- Czy są wdrożone rozwiązania komunikacyjne, umożliwiające dzielenie się wiedzą pomiędzy pracownikami?
Czy odpowiedź na którekolwiek pytanie jest niezadowalająca? Jeśli tak, to wiadomo, od czego trzeba zacząć. W każdym z tych punktów można wykazać się kreatywnością i zastosować rozwiązania nowoczesne, ale można też bazować na tych bardziej tradycyjnych. Można zorganizować sesję pytań i odpowiedzi z zarządem w oparciu o aplikację na urządzenia mobilne, ale można to też zrobić w formie tradycyjnego spotkania. I jedno, i drugie może być efektywne. Może przy tradycyjnym podejściu trudniej będzie się PR-owo pochwalić czy zgłosić się do branżowej nagrody, ale jakość komunikacji wewnętrznej oceniają w pierwszej kolejności pracownicy, prawda?
Ilustracje: “Icon made by Freepik from Flaticon.com”