w Efektywność komunikacji, media społecznościowe, Zaangażowanie i komunikacja, Zarządzanie komunikacją
Share on Facebook2Share on LinkedIn9Tweet about this on Twitter

picture

Pracowałem kiedyś w biurze, gdzie w pewnym momencie kierownictwo wprowadziło politykę, zgodnie z którą pracownicy kreatywni nie powinni komunikować się bezpośrednio z menedżerami odpowiedzialnymi za usługi dla klientów. Kierownicy zespołów byli pośrednikami, poprzez których my, kreatywni, komunikowaliśmy się z działem usług dla klientów. W rezultacie zajmowało godziny, a czasami kilka dni, aby wykonywać zadania, które moglibyśmy zrobić w ciągu kilku minut. Można powiedzieć więc, że system był wadliwy, bo bez otwartej komunikacji powodował on frustrację.

Komunikacja i zaangażowanie pracowników
Komunikacja jest jednym z kluczy do zaangażowania pracowników – pilotażowe badanie wykazało „istotne i pozytywne powiązanie” między komunikacją a zaangażowaniem, poprzez jego poprawę dzięki komunikacji „organizacyjnej” o 23%, podczas gdy komunikacja „kierownicza” powodowała wzrost zaangażowania o 32%.

Zaangażowanie poprzez komunikację pomoże zwiększyć wydajność organizacji. „Kiedy istotne informacje nie płyną między działami, silosy te zmiażdżą wydajność i ostatecznie stłumią wzrost”, mówi David Hassell, założyciel 15Five.
Szczególnie w większych organizacjach HR służy jako punkt wyjścia dla komunikacji międzydziałowej. A jednak 80% działów płac raportuje do finansów, nie do HR. Jest to załamanie otwartej komunikacji, a w efekcie przesyłanie danych i zgłaszanie żądań, które powodują marnowanie czasu. Co więcej, mniej niż 50% amerykańskich pracowników jest motywowanych misją organizacji. To jest załamanie komunikacji zamierzonej – to marnowanie słów.

Komunikacja zamierzona
Komunikacja zamierzona to komunikacja strategiczna, którą wykorzystujesz, aby podkreślić intencję. Jeśli chodzi o komunikowanie się z intencją, nie posługuj się żadnymi przestarzałymi słowami.

Twoje słowa muszą inspirować działanie, przywoływać myśli i zachęcać do uczestnictwa. Nie jest to zjawisko usytuowane w obecnym świecie biznesu – Arystoteles badał ponad 2000 lat temu, a potem nauczał Aleksandra Wielkiego, jak przewodzić innym. Aby dowiedzieć się, jak najlepiej komunikować z intencją, zacznij od trzech elementów wielkiej komunikacji zaczerpniętej wprost od Arystotelesa.

Etos
Etos polega na budowaniu zaufania. Kiedy pracownicy ufają Ci, ufają, że masz na myśli dokładnie to, co mówisz i ufają takiej istocie słów. Wtedy Etos zaczyna się od działań. Działania etyczne wyrażają intencję etyczną, a komunikacja etyczna stanowi podstawę intencji. Scott Edinger z Harvarda nazywa to „wykazywaniem silnych poziomów integralności i charakteru”.

Inteligentne akcje komunikują inteligentną intencję – możesz także ustanowić etos, pokazując, że wiesz, o czym mówisz. Zaufanie jest trudne do zdobycia, więc pokazanie etosu jest niezwykle ważne. Bądź ekspertem w dziedzinie etyki biznesu. Według Uniwersytetu Marylhurst, „Podejście do etyki powinno być powiązane z filozofią, moralnością i zachowaniami przywódczymi”.

Patos
Patos, z którego wywodzą się słowa empatia i sympatia, to okazywanie troski. Nikt nie zechce cię słuchać, jeśli odniosą wrażenie, że nie słuchasz ich.

Aby pokazać patos, słuchaj pracowników. Angażuj się w rozmowy z nimi o ich rozwoju kariery, o ich aspiracjach i wartościach, ich życiu. Pokaż, że jesteś człowiekiem, że masz emocje i jesteś pełen pasji. Nawiązuj kontakt wzrokowy, śmiej się z nimi, odpowiadaj na ich język ciała i spraw, aby emocjonalnie bogate wypowiedzi zaczynały się od „Czuję”. Aktywnie doceniaj istotę ich słów i pokazuj, że jesteś chętny do zmiany na podstawie ich feedbacku.

[Zapraszamy na szkolenie Design thinking: projektowanie efektywnej komunikacji, dostarczające wiedzę i narzędzia niezbędne każdemu specjaliście ds. komunikacji w organizacji.]

Logos
Logos polega na wykorzystaniu sensu i logiki, aby przekonać ludzi, że twoja intencja jest ważna. Zawiera bardziej techniczny aspekt skutecznej komunikacji. Musisz mówić jasno i obiektywnie, porządkując swoje myśli i wypunktowując, by ludzie je rozumieli. Podczas gdy etos wymaga, abyś miał dowody na poparcie swoich twierdzeń, logos wymaga potwierdzenia twoich dowodów jasną linią rozumowania.

Teraz, gdy wiesz, co robić, dowiedz się, czego nie robić. Dla każdego lidera – nie tylko menedżerów – ważne jest, aby uniknąć siedmiu śmiertelnych grzechów komunikacyjnych wg Sujan Patel.

  • Nie koncentruj się na słabościach, gdy dajesz feedback – powoduje to, że pracownicy aktywnie tracą swoje zaangażowanie
  • Patos wymaga rozważenia rozwoju zawodowego pracowników – jeśli tego nie zrobisz, mogą oni być zmotywowani do szukania zatrudnienia gdzieś indziej
  • Nie wahaj się porozmawiać z pracownikami o ich codziennym życiu zawodowym
  • Nie uciekaj się do mikrozarządzania, gdy mówisz do nich o pracy
  • Naturalnie, gdy sympatyzujesz z pracownikami, nie sprawiaj negatywnego wrażenia
  • Nie ukrywaj feedbacku za pasywno-agresywną mową – przejmij odpowiedzialność
  • Nie zamykaj się – bądź otwarty na rozmowy i opinie pracowników

Z otwartą postawą i otwartymi drzwiami zachęcaj pracowników do rozmów z tobą. Ponadto ułatwiaj otwartą komunikację na poziomie organizacyjnym.

Otwarta komunikacja
Istnieje kilka powodów, dla których organizacje mogą nie mieć otwartego modelu komunikacji. Po pierwsze, są przytłoczeni zalewem maili, komunikatów z portali społecznościowych i innych komunikatów, które gromadzą się i zmniejszają wydajność. Po drugie, martwią się, że ludzie będą niewłaściwie się wypowiadać. Zauważ, że oba te powody są oparte na strachu.
Nie pozwól, aby strach stanął na drodze czegoś, co może być pozytywne. Rozważ następujące sposoby otwierania kanałów komunikacji.

Prowadź przez przykład
Bądź gotowy, by rozmawiać tak często, jak to możliwe i jak najszybciej odpowiadać na wiadomości od pracowników. Pamiętasz, kiedy twój ulubiony nauczyciel w średniej szkole mówił: „Złe pytanie to jego brak”? To też ma tutaj zastosowanie.

Organizuj otwarte spotkania
Jeśli masz tylko formalne spotkania, zaprojektowane pod adresem praktycznych problemów, nie doświadczysz problemu, że nie macie wystarczająco dużo nieformalnego budowania relacji. Spotkania gospodarzy, podczas których ludzie lepiej się poznają i zadają pytania w swobodnym, a zarazem profesjonalnym otoczeniu.

Stwórz kanał zażaleń
Ludzie powinni móc zgłaszać swoje skargi, nie martwiąc się o niepożądane konsekwencje. Stwórz anonimowy kanał zażaleń i ułatw do niego dostęp. Staraj się nawiązywać do skarg podczas spotkań, poprzez maile i podczas ustalania polityki firmy. Doradzaj ludziom, aby składali też zażalenia osobiście.

Używaj mediów społecznościowych i innych platform odpowiednich dla zespołu
Millenialści przyzwyczajeni są do komunikowania się poprzez portale społecznościowe, co było bardzo proste dla ludzi ze starszych pokoleń do zaadoptowania. Poprzez platformę społecznościową Slack jako miejsce pracy można, na przykład, skonfigurować różne kanały i przeznaczyć je do różnych funkcji. Facebook Workplace jest również opcją. Jeden z kanałów może być dla burzy mózgów, inny do rozmów, inny dla konkretnych komisji, a inny dla konkretnych działów. Określ wytyczne na temat tego, jakiego typu dyskusje są właściwe i włącz się do komunikacji poprzez najważniejsze kanały.

Inne platformy do rozważenia to Evernote dla udostępniania dokumentów i Asana dla przydzielania zadań i zarządzania projektami.

Zwróć uwagę na subkultury i indywidualne preferencje
Czasami styl komunikowania się kadry kierowniczej i menedżerów może być mylący i niewrażliwy na pracowników o niejednakowych doświadczeniach. Kiedy zwracasz się do całego zespołu, nie używaj żargonu i slangu, z którym nie są obeznani. Przeprowadź badanie na temat preferowanego kanału komunikacji dla pracowników. Nieformalne spotkania potraktuj jako opcjonalne i daj introwertycznym pracownikom możliwość wyrażania się poprzez media społecznościowe, maile i ankiety satysfakcji.

Ustal wyraźne oczekiwania
Nie ma powodu, by się kryć. Jeśli chodzi o zadania, role, a także misję firmy i cele, informuj na bieżąco o tym, czego oczekujesz.

Zapomnij o silosach
Nie ustawiaj sztucznych barier między działami; Zachęcaj ludzi do przekazywania ważnych informacji między sobą. I nie myśl o komunikacji zamierzonej i otwartej jako o dwóch oddzielnych sprawach. Zamierzaj otwarcie i podawaj do tego przykłady.
Wreszcie, ceń sobie wysoko komunikację, gdy jest to najbardziej potrzebne. Bycie otwartym i działanie z intencją nie oznacza zatapiania nikogo z e-mailami, które stają się hałasem w tle. Działaj strategicznie ze swoimi słowami i otwórz się na to, co twój zespół ma do powiedzenia.

Artykuł „How to Strengthen Your Team with Intentional and Open Communication” został opublikowany na stronie www.switchandshift.com

picture

Daniel Matthews jest niezależnym autorem specjalizującym się w analizie, komunikacji i kulturze. Wierzy w siłę słowa pisanego, jego misją jest pomagać ludziom myśleć inaczej o świecie. Uważa, że nie należy traktować samego siebie zbyt poważnie.

Ilustracje: “Icon made by Freepik from Flaticon.com”

Share on Facebook2Share on LinkedIn9Tweet about this on Twitter