w Efektywność komunikacji, intranet, Narzędzia, Zarządzanie komunikacją
Share on Facebook3Share on LinkedIn8Tweet about this on Twitter

picture

Od 20 lat współpracujemy z organizacjami pomagając im poprzez dostarczanie i utrzymywanie intranetów. Realizowaliśmy wszystko: od wspaniałych wizji i strategii, aż po listę ulepszeń taktycznych oraz wszystkie możliwe działania pośrednie. Niektóre organizacje mają rozbudowane intranety, które pobudzają zmysły, podczas gdy inne intranety są proste i nieskomplikowane.

Patrząc na zróżnicowanie intranetów w różnych organizacjach, we wszystkich z nich pojawia się jedna, główna zasada: przede wszystkim upewnij się, że twój intranet wciąż się rozwija.

Sześć powodów, dla których intranety potrzebują być w ruchu

Istnieją zarówno praktyczne, jak i strategiczne powody, aby stale usprawniać intranet:

  1. Duże rzeczy nie zrobią się same. Strategiczne rezultaty i duże postępy zawsze zaczynają się od drobnych ulepszeń, które z czasem są rozwijane, a nie od „wielkiego skoku”.
  1. Zespoły muszą stale wykazywać wartość. Zespoły intranetowe powinny prowadzić ciągłą listę działań, które są istotne dla zarządzających firmą.
  2. Zmiany oczekiwań. Zmiany technologiczne widoczne w szerszej perspektywie  zwiększają oczekiwania co do narzędzi oferowanych wewnątrz organizacji (i słusznie).
  3. Biznes potrzebuje zmiany. Wszystkie organizacje wciąż się zmieniają, co sprawia że intranet musi się rozwijać, aby adekwatnie odpowiadać na aktualne potrzeby organizacji.
  4. Wszystkie intranety mają słabe i mocne strony. Chociaż wartością jest osiąganie sukcesów, ważne jest także to, aby identyfikować i naprawiać błędy, aby mieć pewność, że intranet osiąga kompleksowe wyniki.
  5. Nie ma czegoś takiego, jak skończone. Żadna organizacja nie może twierdzić, że posiada idealny intranet i zawsze można zrobić więcej, aby działał lepiej.

Istnieje również siódmy powód: jeśli intranet nie rozwija się, to umiera. Ciągłe zmiany potrzeb organizacji powodują, że intranet albo jest na bieżąco albo obumiera. Taka jest brutalna prawda.

[Zapraszamy na szkolenie Design thinking: projektowanie efektywnej komunikacji, dostarczające wiedzę i narzędzia niezbędne każdemu specjaliście ds. komunikacji w organizacji.]

Dokąd dalej?

W tej grze nie chodzi o samą zmianę dla zmiany. Chociaż udoskonalenia powinny być stałym elementem, muszą być szczegółowo dobierane i planowane.

Oto kilka różnych podejść, które można wykorzystać:

  • Stale utrzymuj listę możliwych usprawnień i uzupełniaj ją na bieżąco o nowe kwestie na podstawie próśb zarządzających i opinii użytkowników.
  • Regularnie spędzaj czas z pracownikami (końcowymi użytkownikami) ucząc się więcej o tym, jak pracują i czego potrzebują.
  • Mocno wspieraj autorską społeczność intranetową. Te podstawowe fora mogą być bardzo efektywną drogą do odkrywania problemów i planowania usprawnień, a dodatkowo angażowania właścicieli treści.
  • Regularnie śledź zewnętrzne dane i raporty, takie jak Annual Intranet Review. Pozwoli to szybko zidentyfikować błędy i nowe możliwości, w oparciu o wiedzę ekspercką.
  • Używaj takiej techniki jak metodologia 6×2, zapewniając formalną strukturę wokół dostarczania usprawnień w 6 miesięcznych cyklach.
  • Upewnij się, że 40% czasu pracy zespołu jest przeznaczane na poprawę, a nie tylko na utrzymanie obecnej strony (być może jest to najtrudniejsze do osiągnięcia!).

Szybko lub wolno, po prostu utrzymuj ruch

Czasami sytuacja i środowisko pozwala na szybsze działanie, a także na znaczne ulepszenia. Będą też chwile, kiedy trzeba być zadowolonym z mniejszych ulepszeń, ponieważ firma koncentruje się na innych wyzwaniach.

Szybko lub powoli, najważniejsze jest, aby nie stać w miejscu. Skontaktuj się z nami, jeśli możemy Ci pomóc w tym, gdzie pójść dalej i gdzie leżą możliwości.

Artykuł „”The most important thing: keep your intranet moving forward” został opublikowany na stronie www.steptwo.au.com

pictureJames Robertson jest dyrektorem zarządzającym Step Two Designs z siedzibą w Sydney. James jest autorem książek Essential intranets, Designing intranets i What every intranet team should know. Bierze udział w konferencjach na całym świecie. Można go obserwować na Twitterze oraz Linkedinie.

 

Ilustracje: “Icon made by Freepik from Flaticon.com

Share on Facebook3Share on LinkedIn8Tweet about this on Twitter