w Efektywność komunikacji, Komunikowanie zmian, Kultura organizacyjna, Zarządzanie zmianą
Share on Facebook5Share on LinkedIn7Tweet about this on Twitter

pictureSkuteczne zarządzanie zmianami wymaga działania na każdym poziomie organizacji. Zarządzający powinni dostarczać inspirujących wizji przyszłości, dyrektorzy i kierownicy powinni jasno określać cele i odpowiedzialność, a pracownicy powinni wykonywać codzienne zadania, aby konsekwentnie realizować te cele i wizje. Jeśli te obowiązki załamią się na jakimkolwiek poziomie, efektywne zarządzanie zmianą organizacyjną będzie wydawało się niemożliwe. Jak więc upewnić się, że strategie zarządzania zmianą są skuteczne? Jak możesz przygotować wszystkich pracowników?

Zastanów się nad modelem zachowania, opracowanym przez BJ Fogga, dyrektora Persuasive Technology Lab na Uniwersytecie Stanforda. Jeśli chcesz zrozumieć, jak zmienić zachowanie ludzi, aby optymalizować zarządzanie zmianami organizacyjnymi, powinieneś zrozumieć trzy rzeczy: motywację, zdolności i bodziec, który wprawia wszystko w ruch.

Użyj tej struktury do zmiany zachowań na poziomie indywidualnym, aby członkowie zespołu wiosłowali we właściwym kierunku podczas zarządzania zmianą organizacyjną.

 

Motywacja

Organizacje potrzebują pracowników, którzy są zmotywowani, gdy zmiana jest na horyzoncie. Wysoki poziom motywacji wymaga wizji od przywództwa i regularnej, celowej komunikacji od menedżerów. Czy Twoi pracownicy są zmotywowani? Oto kilka pytań do rozważenia:

Czy Twoi pracownicy są zaangażowani?

Zarządzanie zmianami organizacyjnymi jest trudne. Jeszcze trudniej jest zarządzać, gdy pracownicy są odłączeni od swojej codziennej pracy, zespołów i organizacji w szerszym zakresie. Twoja organizacja powinna rozumieć stan zaangażowania pracowników przed, podczas i po inicjatywie zmian organizacyjnych. Pomoże Ci to zrozumieć, na ile prawdopodobne jest motywowanie pracowników we właściwych miejscach.

Czy pracownicy są pewni co do swojej pozycji w przyszłości?

Zmiana jest często odbierana jako zagrożenie. Weź pod uwagę to, że perspektywy pracowników dotyczące przyszłości mogą być negatywne lub w najlepszym razie neutralne. Pracownicy muszą wiedzieć, jak wygląda ich przyszłość, nawet jeśli organizacja jest w trakcie zmian. Podczas indywidualnych spotkań menedżera z pracownikiem omówione powinny być ważne cele zespołu i każdego z pracowników.

Czy pracownicy czują się dowartościowani?

Okazywanie dodatkowego uznania w czasach zmian pomoże zapewnić pracownikom poczucie wartości. Dodatkowe zachęty (np. premie, możliwość dodatkowo płatnej pracy w nadgodzinach) mogą zwiększyć krótkoterminową motywację pracowników. Wiadomo także, że uznanie między rówieśnikami może zmotywować pracowników do wykraczania poza umiejętności dla kolegów z zespołu i organizacji.

 

Umiejętność

Kilka czynników przyczynia się do tego, by pracownicy mogli realizować zadania, które przed nimi postawiono: umiejętności, zasoby, infrastruktura, osobowości, przywództwo, menedżerowie, członkowie zespołu – ta lista jest długa. Co ważniejsze, musisz wiedzieć, jak bardzo trudne będą te zadania. Czy spodziewasz się drobnych zmian, czy zmian zachowań, które wpływają na życie? Zmiany zachowań, których szukasz, stają się trudniejsze do osiągnięcia, im bardziej zmotywowani będą pracownicy.

Jeśli zmiana organizacyjna wymaga zbyt wiele od pracowników, musisz ponownie ocenić zakres inicjatywy. Rozważ te pytania podczas oceny zdolności swoich pracowników i trudności związanych z koniecznymi zmianami zachowań.

Czy ludzie mają zasoby, których potrzebują?

Najpierw zaadresuj swoje podstawowe zasoby. Czy pracownicy mogą wykonywać swoją pracę za pomocą zasobów, które obecnie posiadają? A co z wprowadzanymi zmianami? Przewiduj, jakie zasoby będziesz potrzebować po zaimplementowaniu zmian, a następnie zabezpiecz te zasoby tak szybko, jak to możliwe. Technologie i zasoby, które działają na rzecz zwiększenia wydajności pracowników, stale się zmieniają, więc bądź na bieżąco z zasobami, których potrzebuje organizacja, aby efektywnie zarządzać zmianą organizacyjną.

Czy masz odpowiednich pracowników do realizowania zmian, które popchną do przodu?

Twoja strategia dotycząca kapitału ludzkiego musi być zgodna ze strategią zarządzania zmianami. Wyobraź sobie swoją organizację za dwa lata, gdy zmiana organizacyjna została przeprowadzona bezbłędnie. Jak wygląda efektywna siła robocza? Teraz spójrz na obecny stan. Co musisz zrobić, aby rozwijać swoich obecnych ludzi, zatrudniać tych odpowiednich i zapewniać długoterminowy sukces nowych pracowników?

Czy zmiana będzie stanowczym kontrastem do tego, co robili w przeszłości?

Musisz wiedzieć, jak trudne będą zmiany dla pracowników – zarówno z Twojej perspektywy, jak i ich. Jeśli zmiany są bolesne i wymagają od pracowników nauki nowych umiejętności lub wykorzystania różnych mocnych stron, daj im wystarczająco dużo czasu na dostosowanie się.

 

[Zapraszamy na szkolenie: Efektywne pisanie w komunikacji wewnętrznej, dostarczające wiedzę i narzędzia niezbędne każdemu specjaliście ds. komunikacji w organizacji.]

 

Bodźce

Kiedy ma miejsce cała magia? Dzieje się, gdy rozpoznajesz bodźce, które uruchamiają zachowania. Jeśli pokazałeś pracownikom, jak powinno wyglądać przyszłe zachowanie, zmotywowałeś ich do wykorzystania potencjału i wytrenowałeś, to teraz musisz wywołać to zachowanie.

Poniżej kilka rzeczy do rozważenia na temat bodźców behawioralnych, które odnoszą się do skutecznego zarządzania zmianą organizacyjną:

Czy potrafisz zidentyfikować własne bodźce behawioralne?

Spróbuj sam. Pomyśl o jednym ze swoich nawyków, dobrym lub złym. Jakie oznaki to nawykowe zachowanie? Jako lider, prosisz swoich pracowników o zmianę ich zachowań, więc sugerujemy, abyś i Ty był na to również otwarty. Niezależnie od tego, jakie jest twoje zaangażowanie, staraj się być bardziej świadomym własnego zachowania i zacznij maksymalizować swoją zdolność wykorzystywania mocy zmiany zachowań.

Czy rozumiesz, która część twoich działań się zmienia?

Bodźce polegają na zrozumieniu działań na poziomie szczegółowym. Czy Twoje działania są spójne między pracownikami i zespołami? Czy menedżerowie mają dokładny obraz przepływu pracy swoich pracowników? Każda decyzja podejmowana przez pracowników w trakcie wykonywania ich pracy stwarza okazję do uruchomienia mechanizmu ułatwiającego optymalne zachowanie. Im lepiej rozumiesz swoje działania, tym większa szansa na zwiększenie wydajności i efektywności zachowań pracowników.

Czy planowałeś przeszkolenie swoich pracowników w celu rozpoznania bodźców?

Często zakładamy, że gdy powiesz komuś, żeby zmienił to, co robi, zrobi to. To po prostu nie jest takie proste; zmiana zachowania wymaga czasu i praktyki. Polecamy ciągłe wsparcie, aby pomóc pracownikom zidentyfikować najbardziej istotne bodźce behawioralne. Śledź swoje wyzwania i sukcesy, jeśli chodzi o identyfikację bodźców i działanie na nich.

Próbujesz zrobić za dużo?

Nie zmienisz wszystkiego naraz, więc zacznij od małych rzeczy. Tak jak zmiana organizacyjna nie nastąpi z dnia na dzień, zmiana zachowania na poziomie indywidualnym również się nie zmieni. Zmiana dzieje się jako funkcja celowych iteracji w czasie. Jeśli spróbujesz osiągnąć zbyt wiele za szybko, zwiększysz wskaźnik porażki. Zamiast tego dokonaj olbrzymiej zmiany w organizacji, skupiając się przede wszystkim na najważniejszych rzeczach.

Efektywność organizacyjna wymaga dbałości o szczegóły na każdym poziomie organizacji. Czasy zmiany nie są wyjątkiem. Teraz, gdy lepiej rozumiesz, w jaki sposób działa zmiana zachowań indywidualnych, wykorzystaj powyższą formułę podczas zarządzania zmianą organizacyjną.

 

Potrzebujesz więcej zasobów do zarządzania zmianą organizacyjną? Pobierz 5 niezbędnych szablonów zmian i narzędzi komunikacji [materiały w języku angielskim – przyp. RRCC].

 

Artykuł „Managing Organizational Change: A 3-Part Formula for Success” został opublikowany na stronie www.quantumworkplace.com

Spencer Goracke – jako Workplace Insights Analyst w Quantum Workplace, Spencer spędza większość swojego dnia brodząc przez arkusze kalkulacyjne i wyciągając cenne wiedzę z danych pracowników.

 

Ilustracje: „Icon made by Freepik from Flaticon.com”

 

Share on Facebook5Share on LinkedIn7Tweet about this on Twitter