Nowe platformy intranetowe, takie jak SharePoint 2010, sprawiają, że stworzenie atrakcyjnego intranetu jest łatwiejsze, niż kiedykolwiek. Ale należy pamiętać, że atrakcyjny intranet musi mieć jeszcze użytkowników. James Ylisela Jr. podaje najważniejsze rady, jak przyciągnąć pracowników do korzystania z intranetu.

Media społecznościowe dokonały rewolucji w intranetach, a platformy intranetowe, takie jak SharePoint, znacznie ułatwiają ich wykorzystanie. Początkowo w 2003 roku, SharePoint przypominał bardziej wirtualny magazyn dokumentów, następnie został przekształcony w wygodne narzędzie komunikacji, a obecnie wydaje się być stworzonym do budowania społeczności w intranecie.

Od dziś redaktorzy, nie programiści, mogą tworzyć intranet, publikując ciekawe historie, wprowadzając media społecznościowe i elementy multimedialne. Pracownicy mogą swobodnie korzystać z SharePoint, kontaktując się z kolegami i koleżankami z pracy.

To bardzo dobra nowina dla każdej osoby, zawodowo związanej z komunikacją. Zanim jednak rozpoczniecie pisać blog, opublikujecie śmieszny film czy stworzycie tuzin forów dyskusyjnych, warto się zastanowić, dlaczego w ogóle chcemy to zrobić?

Stworzenie i aktualizowanie ciekawej i odpowiednich treści w intranecie jest oczywiście znaczącą częścią zakresu obowiązków każdego specjalisty ds. komunikacji. Ale przede wszystkim chodzi o to, jak zapewnić to, co jest rzeczywiście istotne: przede wszystkim powiązać te treści z celami organizacji; dać pracownikom to, czego potrzebują oraz to, czego chcą; informować i bawić; a także pomóc firmie dotrzeć tam, gdzie chce.

Oto kilka podstawowych wskazówek dla badania, planowania, wdrażania – i sprzedania – tego, co umożliwia SharePoint 2010:

Zacznij słuchać

Nie można zaprojektować ulepszonego intranetu, nie konsultując pracy z osobami, które na codzień z niego korzystają. Jeśli zapytać pracowników, powiedzą, że intranet mało im daje, a niektórzy wręcz całkowicie starają się unikać kontaktu z intranetem. Główne zadanie polega na dowiedzeniu się, dlaczego tak się dzieje. Metody badawcze, które można wykorzystać:

• Ankiety – badanie poziomu satysfakcji, zrozumienia i znaczenia.

• Wywiady fokusowe – pogłębienie wyników z badań ankietowych, odkrywanie, dlaczego niektóre praktyki sprawdzają się, testowanie nowych pomysłów.

• Wywiady z kadrą zarządzającą – porównanie wyników badań prowadzonych wśród pracowników z opinią kadry zarządzającej, określenie oczekiwań zarządzających.

• Analiza narzędzi – weryfikacja tego, co obecnie jest wytwarzane, z potrzebami i oczekiwaniami grup docelowych.

Bez pracy nie ma kołaczy

Proces badawczy obejmuje również tzw. newralgiczne punkty, które są istotne dla pracowników. Przykładem może być sygnał od pracownika o braku komunikacji od przełożonego oraz brak zrozumienia nowej strategii firmy i jej wpływu na to, co pracownik robi na codzień (co często słyszymy w takich sytuacjach).
Inni pracownicy mogą opowiedzieć o tym, że nie mają pojęcia, co się dzieje w firmie poza ich działem, przez co trudno jest im współpracować, nawet jeśli firma biznesowo skorzystałaby na tym.

Są również tacy, którzy nie owijają w bawełnę i mówią wprost: „nienawidzę firmowego intranetu, bo nigdy nie mogę znaleźć tego, czego potrzebuję – wyszukiwarka jest do bani”.

Dobrze jest skonfrontować perspektywę pracowników z własną. Weryfikacja własnych newralgicznych punktów opiera się o przykładowe pytania: Czy posiadam strategiczny plan dla komunikacji intranetowej? Czy jesteśmy gotowi na integrację nowoczesnych rozwiązań z tradycyjnymi kanałami komunikacji? Czy komunikacja jest powiązana z celami biznesowymi?

Zaplanuj to

Strategia komunikacji intranetowej powinna być planem działań, a nie rozbudowanym teoretycznym opracowaniem. Dobrze przygotowany plan powinien jasno informować o strategicznych celach projektu. Plan powinien również zawierać sposób realizacji celów oraz sposób ich weryfikacji.

• Warto zadawać, z pozoru trywialne pytania: Czego chcemy? Czego oczekujemy od intranetu? Czego się nauczyliśmy?

• Należy rozważyć sposób dotarcia do wielu grup docelowych, również tych w terenie. Na przykład, czy jest możliwe stworzenie ograniczonej aplikacji dla tych pracowników, którzy całe biuro mają w swoim telefonie komórkowym, czy też może zbudowanie osobnej strony dla rozwiązań mobilnych? (To jest być może teraz najważniejszy trend w komunikacji wewnętrznej.)

• Określ harmonogram i priorytety. Nie ma sensu wdrażać wszystkiego za jednym razem, nawet jeśli istnieje taka możliwość. Najpierw trzeba zaangażować użytkowników.

Połącz intranet z biznesem

Jeśli firma stawia na innowacyjność (które to pojęcie jest już prawie przestarzałe), wdrażany intranet powinien zachować innowacyjny styl oraz wykorzystywać innowacyjne narzędzia. Dobrym rozwiązaniem wydają się być media społecznościowe, które pomogą rozwiązać newralgiczne problemy. Jeśli pracownicy czują deficyt komunikacji, to wdrożenie wewnętrznego medium społecznościowego pozwoli pracownikom tworzyć własne profile, dzielić się ulubionymi linkami, komentować wpisy oraz współtworzyć zawartość.

Aplikacje do pracy grupowej pozwalają zespołom projektowym dzielić się informacjami oraz wynikami pracy, niezależnie od miejsca pracy. Aplikacje wspomagające pracę zespołową są również pomocne w znajdowaniu współpracowników posiadających szczególną wiedzę oraz usprawniają aktualizację projektów.

Jeżeli wizerunek kadry zarządzającej jest mało przyjazny, można wykorzystać blogi i materiały audiowizualne do pokazania ‘ludzkiej twarzy’ zarządzających, a jednocześnie pozwoli to na zebranie opinii i pomysłów od pracowników – a następnie wykorzystanie ich w działaniach.

Sprzedaj to

Nie wystarczy zbudować wspaniały intranet. Trzeba go jeszcze wypromować.

• Stwórz zespół pracowników, którzy pomogą zaprojektować intranet, przetestują system, a następnie będą jego ambasadorami.

• Rozpocznij intensywną kampanię reklamową. Plakaty, wideo, konkursy, testowanie, spotkania szkoleniowe – ważne, żeby sprzedać korzyści z uczestnictwa w nowym intranecie.

• Oferuj korzyści – w niektórych firmach za uczestnictwo w dyskusjach na forach, wkład w dyskusje biznesową, pracownicy otrzymują nagrody.

• Wciągnij kadrę kierowniczą w szczerą i otwartą dyskusję oraz bezpośrednie uczestnictwo w wirtualnej przestrzeni np. poprzez stworzenie stron dla swoich projektów.

• Zintegruj intranetu z innymi narzędziami komunikacyjnymi – wykorzystanie publikacji drukowanych do reklamy nowego intranetu i intranetu do promowania artykułów w publikacji.

Nie wolno zapominać też o mierzeniu. Projekt intranetu nigdy nie jest skończony. Podobnie jak na początku, trzeba regularnie mierzyć jego efektywność, pytać pracowników, co działa, a co nie działa, a następnie uzyskaną wiedzę wykorzystać do wdrożenia nowych funkcji i treści.

James Ylisela Jr. jest jednym z wiodących amerykańskich konsultantów w obszarze komunikacji. Wspiera firmy we wdrażaniu platformy SharePoint i prowadzi seminaria na ten temat.

Artykuł pochodzi z serwisu: www.simply-communicate.com “What if you built a great intranet and nobody came?”