W wielu firmach duże grupy pracowników nie mają dostępu do komputera. Eksperci ds. komunikacji zalecają stosowanie specyficznych narzędzi – w tym plakatów w strategicznych miejscach, telewizji wewnętrznej i poczty głosowej – aby dotrzeć do tych grup.

Co jest na topie w dyskusjach o komunikacji w firmach? Intranet! Media społecznościowe! Grupy wirtualne! Firmowe wideo! Wideokonferencje! Wszystkie te rzeczy są świetne, jeśli tylko nie musisz przekazać komunikatów pracownikom, którzy przez cały dzień nie skorzystają z komputera.

- Nawet ci pracownicy, którzy jakąś część pracy wykonują on-line, prawdopodobnie nie są dostępni przez cały dzień. Dobrym pomysłem jest umożliwienie im zdobycia informacji w inny sposób – twierdzą specjaliści ds. komunikacji.
- Musisz wcielić się w rolę typowego pracownika i wtedy zastanowić się, jak najlepiej dotrzeć do niego – mówi Bruce Henrickson, specjalista ds. public affairs w armii amerykańskiej i były menedżer ds. komunikacji. – To wymaga myślenia niekonwencjonalnego, wyjścia poza obszar mediów elektronicznych.

Plakaty

- Pierwsze przychodzące na myśl miejsce, które każdy odwiedza? Toaleta – mówi Henrickson.- Około 10 lat temu w Maryland Public Television umieściliśmy informacje na drzwiach toalety, żeby zachęcić do uczestnictwa w kampanii fundacji United Way, w celu zarówno zbierania datków, jak i zachęcenia do udziału w zorganizowanych spotkaniach. Używając także emaili, wiadomości na intranecie i poczty pantoflowej, zwiększyliśmy uczestnictwo w kampanii do ponad 90% spośród prawie 300 pracowników.

W czasach, gdy Henrickson używał „toaletowych oznakowań”, kanały takie jak intranet, email czy wideo nie były tak szeroko rozpowszechnione. Obecnie publikowanie ważnych wiadomości w formie plakatów na drzwiach jest jeszcze skuteczniejsze, ponieważ oczy pracowników bywają przemęczone wpatrywaniem się w ekran komputera.

Mówiąc o przeładowaniu informacyjnym, Henrickson przypomina, żeby wiadomości tworzyć w sposób zwięzły: „Otwarcie drzwi i wejście do toalety nie zajmuje wiele czasu, więc przeczytanie komunikatu musi zająć tylko chwilę.”

Henrickson zauważa, że nie zawsze wiadomości na drzwiach to efektywna metoda. Na przykład w Bazie Chemicznej Umatilla w stanie Oregon (gdzie Henrickson również pracował) nie zadziałał plan, aby umieszczać komunikaty w strefach chronionych.
- Okazało się, że to zbyt skomplikowane, by mieć możliwość częstego wchodzenia do chronionych stref – mówi. – Zamiast tego musieliśmy polegać na spotkaniach informacyjnych supervisorów ze strażnikami i drukowanych newsletterach.

Telewizja wewnętrzna

Carol Cox pracowała w departamencie komunikacji Blue Cross Blue Shield of Floryda. Miała pomysł, aby zainstalować system TV w całym budynku. “Wśród celów wprowadzenia telewizji było nie tylko dostarczenie spójnych komunikatów 24 godziny na dobę, ale i redukcja kosztów, jakie ponosiliśmy korzystając z kilku innych kanałów”– zaznaczyła.
Blue Cross Blue Shield zainstalowało telewizory we wszystkich pokojach odpoczynku, w okolicach wind oraz kawiarniach, dostarczając pracownikom różne rodzaje wiadomości, począwszy od informacji branżowych, poprzez aktualności z firmy, informacje na temat ochrony zdrowia i wypoczynku, wyróżnień dla pracowników, skończywszy na imprezach firmowych.
Cox uważa, że trudno jest ocenić efektywność telewizji jako osobnego kanału, bo firma używa wielu innych narzędzi: “Jednak reakcje pracowników były pozytywne. Przeprowadzone przez nas badania pokazały bardzo wysokie oceny zawartości materiałów telewizyjnych.”

Amy Salamon, specjalista ds. komunikacji w Dot Foods, opowiada, że jej firma także wdrożyła telewizję wewnętrzną w swojej firmie. Kanał ten podaje na bieżąco aktualizowane wyniki produktywności i informacje na temat bezpieczeństwa.
W Bazie Chemicznej Umatilla zainstalowano ekrany telewizyjne także w jadalniach i miejscach o dużym natężeniu ruchu. “Dowiedzieliśmy się, że kanał jest skuteczny, kiedy usłyszeliśmy, że niektóre odbiorniki się psują i pracownicy skarżą się na brak cotygodniowych wiadomości” – opowiada Henrickson.

Poczta głosowa i sms

Firma Amy Salamon, której pracownicy są przeważnie kierowcami ciężarówek, używa do komunikowania się wiadomości głosowych. “Są wysyłane co tydzień i ma to formę odprawy, kierowcom przekazywane są skrótowo najpotrzebniejsze informacje.”
Wygląda na to, że są najlepszą formą kontaktu - kierowcy nie mają jednej siedziby, jak ci, którzy pracują przy biurku. Kierowcy z Dot Foods są pogrupowani geograficznie. Wiadomości głosowe są dostosowane do regionu w jakim się znajdują.

W Umatilla, osoby odpowiedzialne za komunikację używają automatycznego systemu telefonicznego, aby powiadomić pracowników o niekorzystnych warunkach pogodowych. Pracownicy mogą się połączyć z systemem, żeby dowiedzieć się, czy przyjść do pracy później, czy w ogóle zostać w domu.

Cox zauważa, że smsy mogą być dobrym sposobem do utrzymywania kontaktu z pracownikami pracującymi bez komputera, bo przecież wszyscy posiadają przy sobie telefony komórkowe.
Trzech specjalistów ds. komunikacji zgodnie potwierdza, że nie ma jednego medium, które dotrze skutecznie do wszystkich pracowników – zarówno tych z dostępem do sieci, jak i bez.
- Nawet jeśli trafiasz do jednej grupy, nie możesz polegać na jednym medium – mówi Salomon. – Podejmujmy próby powtarzania komunikatu używając do tego różnorodnych metod.

© Ragan.com

Matt Wilson jest reporterem w Ragan Communications.

Artykuł “Vary your communications to reach non-wired employees” ukazał się na stronie ragan.com 4.01.2011 r.