w Badania, Kultura organizacyjna, Raporty, Zaangażowanie i komunikacja
Share on Facebook10Share on LinkedIn6Tweet about this on Twitter

pictureIle rozmów w pracy można zaliczyć do tych udanych? Niestety, tylko połowę. To jak rzut monetą: albo mamy szczęście i nasza rozmowa coś wniesie, albo zapamiętamy ją jako stratę czasu.

Quantum Workplace i Fierce Conversations w czerwcu br. przeprowadziły wśród ponad 13 tys. pracowników badanie, którego tematem było postrzeganie rozmów w miejscu pracy, pojawiający się brak porozumienia oraz wpływ relacji pracowniczych na zaangażowanie w życie organizacji. Odpowiedzi na pytania dotyczące rozmów indywidualnych, spotkań zespołowych, cyfryzacji komunikacji czy otwartego wyrażania własnych opinii przyniosły zaskakujące wyniki, które mają swoje odbicie w zadowoleniu z pracy.

 

Rzut monetą

Wchodząc do dowolnego działu w dowolnej organizacji, mamy takie samo prawdopodobieństwo spotkania się ze świetną rozmową dwóch pracowników, jak i z tym, że natrafimy na rozmowę, której do świetnych zaliczyć nie można. Połowa respondentów zadeklarowała, że doświadczyli podczas pracy wartościowych rozmów, niezależnie od tego, czy odbyły się one z równorzędnymi pracownikami czy z menedżerami. Nie jest to zadowalający wynik: poznanie umiejętności niezbędnych do prowadzenia skutecznych rozmów jest kluczowe we wprowadzaniu zmian i osiąganiu pożądanych wyników pracy z całym zespołem.

Dla większości pracowników blokadą jest obawa przed podzieleniem się tym, co naprawdę myślą i czują. Nie robią tego nawet, gdy mają okazję. Bycie odważnym w wyrażaniu swojego zdania jest dla niektórych straszne, ale to rozmowy, w których nie mówimy prawdy powinny przerażać bardziej – są niewiarygodnie drogie! Nieszczera rozmowa niesie za sobą niepotrzebne koszty i stratę czasu. Co więcej, badanie wykazało, że w parze z jakością rozmów idzie zaangażowanie każdego pracownika. Największym więc zaangażowaniem mogły pochwalić się te osoby, które oceniły rozmowy ze swoimi współpracownikami i menedżerami jako świetne lub doskonałe. Pracownicy, którzy doświadczyli nieudanych rozmów, byli wyjątkowo nisko zaangażowani w pracę całej organizacji.

 

„To nie moja, a twoja sprawa.”

Pracownicy są świadomi tego, że brak porozumienia występuje w miejscu pracy, ale nie sądzą, że są częścią problemu. Blisko 81% wskazało, że niezrozumienie pojawia się w ich organizacjach bardzo często, często lub sporadycznie. Jednak tylko połowa przyznała, że byli oni bezpośrednio w daną sytuację zaangażowani.

Respondentom zadano pytanie, jaką grupę pracowników uważają za najbardziej odpowiedzialną za zmniejszenie braku zrozumienia w organizacji. Ponad połowa (52,7%) stwierdziła, że odpowiedzialność powinny ponieść wszystkie zespoły, jako następnych wskazano przełożonych i menedżerów (32,5%), reszta opowiedziała się kolejno za dyrektorami i kierownictwem, szeregowymi pracownikami oraz dziełem HR.

Chociaż nieporozumienia zdarzają się na każdym poziomie organizacji, stają się one ogromnym problemem dopiero wtedy, gdy otwarte i uczciwe rozmowy są wyjątkiem, a nie regułą. Kultury organizacyjne rozwijają się zarówno w sprzyjających, jak i niesprzyjających warunkach. Ważnym jest, aby liderzy byli w stanie zapobiec błędom – nie tylko w ich własnych zespołach, ale także w całej firmie. Tylko rozmowy, w których pracownicy wyrażają własne opinie pozwalają na znalezienie przyczyny nieporozumienia i rozwiązanie problemu.

 

Więcej ekranów, więcej wyzwań

Technologia umożliwia komunikowanie się na wiele różnych sposobów, a jednak niesie ze sobą przy tym także ryzyko błędnego odczytania komunikatów innych. Blisko połowa ankietowanych (46%) stwierdziła, że cyfrowa komunikacja (poprzez e-mail, wiadomości na czacie itp.) jest bardziej narażona na nieporozumienia niż kontakt bezpośredni. Jednak prawie tyle samo odpowiedzi (43,3%) wskazuje, że obie formy komunikowania się są jednakowo podatne na brak porozumienia.

Firmy coraz bardziej podlegają procesom globalizacji, wprowadzaniu telepracy i dbaniu o równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Oznacza to, że komunikacja drogą cyfrową staje się coraz trudniejsza – organizacje częściej inwestują w szkolenia dotyczące komunikacji wspomaganej technologicznie. Korzystanie z technologii może zapewnić wygodę i zaoszczędzić czas, ale ważnym jest, by wziąć pod uwagę charakter komunikacji – wtedy stanie się jasne, czy bardziej korzystne będą rozmowy telefoniczne czy twarzą w twarz.

 

[Zapraszamy na szkolenie: Efektywne pisanie w komunikacji wewnętrznej, dostarczające wiedzę i narzędzia niezbędne każdemu specjaliście ds. komunikacji w organizacji.]

 

Cichy zabójca

Wyniki badania pokazują, że tylko około połowa pracowników wypowiada się na temat własnego zdania w pracy. Część z nich zawsze lub prawie zawsze dzieli się swoimi myślami podczas rozmów z menedżerem. Nieco mniej jest pracowników, którzy rozmawiają o własnych opiniach z najbliższymi współpracownikami.

Brak szansy na zabranie głosu w organizacji niesie za sobą ogromne ryzyko, które może w efekcie doprowadzić nawet do utraty pracowników. Kultury organizacyjne, które nie dają możliwości wyrażania własnej opinii sprawiają, że pracownik zabija w sobie chęć do uczestniczenia w życiu organizacji, motywację i zadowolenie z pracy. Wyniki pokazują, że zaangażowanie w pracę było dużo wyższe u tych pracowników, którzy zawsze (u ponad 80% pracowników) lub prawie zawsze (u 79%) dzielą się swoimi opiniami z innymi. Poziom zaangażowania pracowników, którzy nigdy lub prawie nigdy nie mówią tego, co sądzą na temat pracy, okazał się bardzo niski – nieco ponad 40% i 30%.

 

Wspólne spotkania a hamowanie komunikacji

Spotkania całego zespołu zawsze stanowią wyjątkowe wyzwanie dla istotnych dla życia organizacji rozmów. 55% respondentów zgodziło się ze stwierdzeniem, że nieporozumienia częściej mają miejsce właśnie podczas zespołowych, a nie indywidualnych rozmów. Głównym źródłem nieporozumień są osoby, które różnie interpretują otrzymane informacje – taką przyczynę podało blisko 30% badanych. Wśród innych większych powodów braku zrozumienia podczas grupowych spotkań respondenci wymienili:

  • osoby, które nie czują się komfortowo wyrażając własne zdanie,
  • poświęcanie zbyt dużej ilości czasu dla nieistotnych tematów,
  • zbyt mała ilość czasu na przemyślane pytania, dyskusję,
  • personalne konflikty w zespole,
  • brak jasno określonej struktury spotkania.

Nawet w najlepiej zorganizowanych firmach spotkania często budzą lęk lub niechęć – ludzie są nieprzygotowani, zmęczeni lub wyłączeni z wielu powodów. Szczególnie trudne bywają spotkania wszystkich działów, na których niejednokrotnie atmosfera nie sprzyja otwartym rozmowom. A jednak spotkania grupowe to szansa na produktywne wykorzystanie czasu, budowanie współpracy i pole do zaprezentowania swoich pomysłów. Po dobrym przygotowaniu, spotkania te mogą trwać 15 minut lub mniej, a mogą być równie skuteczne co wielogodzinne rozmowy.

 

Kiedy „jeden na jednego” odpada

Te osoby, które uznały, że rozmowy indywidualne są bardziej narażone na wystąpienie komunikacyjnych niepowodzeń, były mniej zmotywowane do pracy (63,1% zaangażowanych) w porównaniu do tych, którzy wskazali rozmowy grupowe (73%). Może to sugerować, że rozmowa we dwoje jest bardzo ważna dla wysoko zaangażowanych pracowników. Wśród głównych nieporozumień takiego typu rozmów, respondenci zgodzili się w 59,2% ze stwierdzeniem „Nie czuję, że to, co mówisz będzie słuchane i wysłuchane.” Pracownicy w poszukiwaniu przeszkód w indywidualnej wymianie zdań wybierali również stwierdzenia:

  • „Nie ma ustalonych jasnych celów na rozwój”,
  • „Ty i twój kierownik macie różne priorytety”,
  • „Twój menedżer nie daje wystarczająco dużo okazji do wyrażania swoich myśli i opinii”.

Odpowiedzi wskazują także, jak w przypadku spotkań grupowych, na zbyt dużą ilość czasu poświęconą nieistotnym tematom oraz na to, że rozmowa nie trzyma się żadnej struktury. Co ciekawe, pojawił się również brak komfortu przy próbie zgłoszenia własnych wątpliwości. Wyniki poziomu zaangażowania pracowników pokazują, że na najczęściej wybieraną opcję „Nie czuję, że to, co mówisz będzie słuchane i wysłuchane.” decydowały się osoby o największym poziomie zaangażowania. To uświadamia, jak dużą wagę mają rozmowy indywidualne i jak duże ryzyko ze sobą niosą – zawsze warto się starannie przygotowywać a po spotkaniach opracowywać podsumowania, by wszystko, co zostało powiedziane, było dla obu stron tak samo zrozumiałe i zapamiętane.

 

Gdy rozmowom w pracy towarzyszy brak porozumienia, klęska może być nieunikniona. Dobrze zaprojektowane rozmowy wspierają empatię, jasne precyzowanie celów i zaufanie – budują zdrowe relacje w organizacji, która jest przygotowana na każde zmiany rozwojowe. W projektowaniu komunikatów należy pamiętać o odpowiednim doborze kanału komunikacji: technologia pozwala na zaoszczędzenie czasu przy prostych informacjach czy poleceniach, natomiast tam, gdzie obecna jest krytyka, emocje czy udzielanie instrukcji, warto pozostać przy osobistej wymianie zdań.

Każda organizacja, czy to cyfrowo, czy twarzą w twarzą, powinna zapewnić swoim pracownikom narzędzia i możliwości, by prowadzić swobodnie konstruktywne rozmowy. Pracownicy mają różne perspektywy, pomysły i wiedzę, które mogą napędzać sukces firmy, pomagając przy tym uniknąć błędu, braku porozumienia i niepotrzebnego ryzyka. Te firmy, którym na tym zależy, powinny wspierać każdego pracownika, dążąc do stworzenia kultury zaufania, bezpieczeństwa i wzajemnego słuchania się.

 

Anna Udała jest redaktorką Komunikatu.

 

Raport „The State of Miscommunication 6 INSIGHTS ON EFFECTIVE WORKPLACE COMMUNICATION” można zobaczyć pod tym adresem.

Ilustracje: „Icon made by Freepik from Flaticon.com”

Share on Facebook10Share on LinkedIn6Tweet about this on Twitter