w Design thinking, Kultura organizacyjna, Zaangażowanie i komunikacja, Zarządzanie komunikacją
Share on Facebook5Share on LinkedIn8Tweet about this on Twitter

pictureŁatwo zapomnieć o tym, że design thinking, czyli myślenie projektowe, to nie tylko innowacyjne rozwiązywanie problemów – stoi za nim także budowanie współpracy zespołowej: umożliwienie swobodnych wypowiedzi, wspieranie wzajemnego uczenia się, tworzenie wspólnego języka, a przede wszystkim kreowanie kultury opartej na zaufaniu.

Design thinking to metoda, której celem jest rozwiązywanie problemów drogą projektową. Wynikiem całego procesu są innowacyjne produkty i usługi, które oprócz tego, że spełniają potrzeby odbiorców, są także technologicznie wykonalne i ekonomicznie uzasadnione. Myślenie projektowe znalazło swoje zastosowanie w wielu obszarach organizacji m.in. przy rozwoju produktów, planowaniu komunikacji wewnętrznej, rekrutacji, sprzedaży czy obsłudze klienta. Jest to jednak metoda, która wymaga odpowiedniego przygotowania – zasadą jest skupienie uwagi na potrzebach użytkowników oraz odwaga przy generowaniu i przedstawianiu swoich pomysłów, a podstawą współpraca w interdyscyplinarnym zespole.

 

Zespół a grupa indywiduów

Żadna organizacja nie może odnieść sukcesu w oparciu o wiedzę i doświadczenie jednej osoby – zespoły to fundament, od którego zależy efektywność działań. Interdyscyplinarność, czyli obecność osób o różnych specjalizacjach, pozwala na spojrzenie na problem z wielu perspektyw a przy tym zachowanie otwartości na umiejętności, reakcje i pomysły innych. Działanie w takim zespole to odważne wypowiedzi, wyjście poza schemat, rozwijanie umiejętności słuchania i konstruktywnej dyskusji. W rezultacie członkowie zespołu mają poczucie wspólnego wypracowania rozwiązania, za które każdy z nich bierze odpowiedzialność. Sarah Gibbons, specjalistka ds. user experience w Nielsen Norman Group, jest zdania, że członkowie zespołu design thinking muszą spędzić ze sobą dużo czasu, budując spójne i akceptowane zasady działania: tempo pracy, zbiór wiedzy, założeń, słownictwa i praktyk kulturowych. Istotne są tutaj wypracowanie wspólnego języka, korzystanie z narzędzi oraz kultura oparta na zaufaniu.

 

Wspólny język

Niezdolność do skutecznego komunikowania się jest przyczyną wielu problemów w zespole. Według wyników badań Quantum Workplace i Fierce Conversations nt. stanu nieporozumienia w pracy, przeprowadzonych w bieżącym roku, aż połowę rozmów między pracownikami uważa się za nieudaną. 30% badanych obarczyło winą osoby, które różnie interpretują otrzymane informacje. Dzieje się tak ze względu na odmienne przygotowanie i doświadczenia. Członkowie zespołu, będąc ekspertami w swoich dziedzinach, mogą wnosić do wspólnej pracy specjalistyczne pojęcia, praktyki czy oczekiwania, charakterystyczne dla danej branży. Sprzeczne interpretacje nie sprzyjają otwartym rozmowom, zakłócają tempo pracy, powodują też niepotrzebną niechęć i frustracje. Taka atmosfera utrudnia efektywność – zespoły działają na tyle sprawnie, na ile pozwala im komunikacja.

Na każdym etapie design thinking kluczowe jest prezentowanie swoich wizji, jasne opisywanie pomysłów i stawianie wyraźnych celów – nierzadko konieczne mogą okazać się metafory, przytaczanie czyjejś wypowiedzi albo zebranie luźnych skojarzeń dotyczących problemu projektowego. Wspólny język daje w takich sytuacjach możliwość uniknięcia konfliktów, motywując przy tym wszystkich członków zespołu. Tutaj liczy się praktyka – gdy członkowie zespołu przechodzą razem przez kolejne tematy i ćwiczenia, ich wspólne słownictwo samo się rozwija, co daje początek spójnej, zespołowej postawy. Zapanowanie nad chaosem pozwala w pracy projektowej na przejście z pytania „Co?” do bardziej znaczących „Jak?” i „Dlaczego?

 

[Zapraszamy na szkolenie: Efektywne pisanie w komunikacji wewnętrznej, dostarczające wiedzę i narzędzia niezbędne każdemu specjaliście ds. komunikacji w organizacji.]

 

Narzędzia pracy

Cały proces design thinking to nie tylko myślenie i rozmowa – to przede wszystkim działanie. Przez cały czas korzysta się z niezbędnych narzędzi, dzięki którym tworzone są rzeczywiste dokumenty m.in. mapy empatii, persony, podróże konsumenta (ang. customer journey), makiety i historyjki obrazkowe (ang. storyboardy). Sarah Gibbons wymienia szeroki zakres korzyści, jakie dla zespołu mają wykorzystywane narzędzia, w tym:

  • ułatwiają wizualizację złożonych pomysłów

Narzędzia pozwalają na użycie zdjęć, rysunków czy grafik – zmniejsza to ryzyko niedomówień, w szczególności przy abstrakcyjnych koncepcjach, które są trudniejsze do wyobrażenia. Historyjki obrazkowe, filmy, schematy czy makiety przekazują dużo więcej niż słowa.

  • konkretyzują słownictwo zespołu

Materiały odzwierciedlają każdą myśl, reprezentując pamięć organizacyjną zespołu. Służą jako stały punkt odniesienia – są fizyczną manifestacją słownictwa zespołu, do której zawsze można powrócić, gdy podczas dalszej pracy pojawią się niejasności.

  • integrują i motywują członków zespołu

Widoczne wyniki pracy, do których można za każdym razem się odnieść, wzmacniają więzi zespołowe – członkowie, zorganizowani i nastawieni na coraz wyraźniejszy sukces, czują się bardziej zaangażowani w pracę. Każde użyte narzędzie to produkt zespołowego wysiłku, który buduje siłę i motywuje do kolejnych wygranych.

Narzędzia design thinking wymuszają konwersację i ujednolicają model myślenia zespołu. To podstawa do podejmowania decyzji i siła napędowa całego procesu projektowego. Użycie kilku sposobów wizualizacji lub połączenie narzędzi niesie za sobą większe korzyści – pozwoli to na lepsze zrozumienie punktów widzenia każdego z członków zespołu, funkcjonowania firmy, a przede wszystkim oczekiwań użytkowników. Dodatkowo każde materiały mogą być użyte do zaprezentowania wyników pracy innemu zespołowi pracowników, całej organizacji, partnerom czy klientom, a archiwizacja wyników może być cennym źródłem podczas kolejnych projektów.

 

Kultura wzajemnego zaufania

Praca w oparciu o myślenie projektowe to równe szanse dla każdego z członków zespołu na wyrażenie własnej opinii. Zbyt często organizacje podejmują decyzje w oparciu o zdanie osoby o najwyższym stanowisku czy największej sile przebicia. W interdyscyplinarnym zespole priorytetowym założeniem jest zaufanie – każdy z członków uważany jest za specjalistę w swojej dziedzinie, który posiada umiejętność słuchania, przedstawienia swojej wiedzy, doświadczeń i pomysłów oraz przyswojenia i zastosowania w pracy tych umiejętności, które posiadają inni członkowie. W procesie design thinking często używa się karteczek samoprzylepnych do anonimowego zapisywania swoich myśli. Umieszczane na ścianie karteczki są tak samo ważne, niezależnie od autora, a podczas oddawania głosów nikt nie ma wpływu na decyzje pozostałych członków. W ten sposób żaden z członków nie jest faworyzowany, a każda inspiracja czy skojarzenie traktowane jest według tych samych zasad – poddawane konstruktywnej krytyce. Dyskryminacja jest nie do przyjęcia! Każdy pomysł jest istotny dla dynamiki zespołu, wpływa na relacje między jego członkami, wprowadza zmiany w dotychczasowej wizji projektowej – przybliża po prostu do rozwiązania.

 

Design thinking łączy specjalistów różnych dziedzin w jeden zgrany zespół, w którym nikt nie boi się usłyszeć zdania innych lub jasno powiedzieć, co w danej kwestii sam uważa. Swobodne wypowiedzi wynikają z kultury opartej na zaufaniu, w której każdy z członków zespołu ma równą szansę na przedstawienie swoich pomysłów, a przy tym jest otwarty na wiedzę, umiejętności i praktyki innych. Wiele różnych perspektyw, wypracowane przez wszystkich słownictwo i zasady oraz ciągłe wzajemne uczenie się pozwala na wyjście poza dotychczasowy schemat działania. Organizacja pracy, monitorowanie całego procesu oraz spójna baza mentalna, jakie niosą za sobą użyte narzędzia, wzmacniają zaangażowanie i nastawienie na sukces – uwaga skupiona jest na wspólnym wyraźnym celu, zamiast marnować czas na wieczne trwanie w nieporozumieniu. Praca w silnym zespole opartym na założeniach design thinking, to udane rozwiązywanie problemów zgodnie z myślą „Wszyscy razem jesteśmy mądrzejsi niż którykolwiek z nas pojedynczo” (IDEO).

 

Anna Udała jest redaktorką Komunikatu.

 

Więcej na temat budowania zespołów poprzez design thinking można znaleźć na stronie Nielsen Norman Group.

Raport „The State of Miscommunication 6 INSIGHTS ON EFFECTIVE WORKPLACE COMMUNICATION” można zobaczyć pod tym adresem.

Ilustracje: „Icon made by Freepik from Flaticon.com”

Share on Facebook5Share on LinkedIn8Tweet about this on Twitter